电子采购系统（EPS）实施方案

区块链 供应链将改善人类经济活动信任机制

上述大篇幅阐述了优秀企业采购工具及模式、分析了投入成本与管理水平的关系、传统采购的弊端、需要革新的管理思维和采购工具的革新、优化供需链关系对公司降本增项赢得客户的意义以及我们应立即革新采购工作的紧迫性等六个方面。其中采购工具的革新中，重点论述了采购模式工具的革新和IT工具的革新，采购模式工具中重点论述了集中采购的概念和分析结论，综上所述我们应该为了实现降本增效，促进内部革新等目标，去设计开发适合我们的采购工具，具体如下：

一、电子采购系统应遵循的设计思路

（一）整体规划、分步实施

从企业发展的需求和电子化采购工作全方位、全过程整体考虑，统一规划、统一设计、统一开发，可根据公司信息化建设情况集中规划、分步实施。建议采用华为、长城等案例中的软件开发商的成熟软件进行模块化二次开发，为连接公司已有系统，只需提供必要接口，对原有系统进行微调，实现关键数据互传，避免采取全新开发模式，针对过多个性化的需求导致软件开发成本过高。

（二）规范与重组业务流程

以提高采购效率和采购质量为目的，规范或重组业务流程，改进传统工作方式，形成电子化采购的闭环管理，提高企业采购执行与决策水平。

（三）灵活与实用融为一体

灵活的流程定制，自定义报表，权限设置等功能和业务最小化的功能组件结构，为公司未来应对市场随机变化而革新构建一个灵活而实用的电子化采购平台。

（四）一体化与集成化相结合的数据整合

对紧耦合系统采用一体化设计，对松耦合系统采用集成化设计，采用中间件技术和数据交换技术实现电子化采购系统数据的集中与共享，以及与其他信息化系统的数据交换。为了确保数据真实永久可追溯，技术成熟时也可以融入区块链技术，确保各项数据账本真实不可篡改。

二、电子采购系统的体系结构

（一）管理提升

项目监督、项目管控、统计分析、决策支持、工作效率。

（二）采购执行

公开、邀请、竞谈、单一、询价、竞价。

（三）采购管理

采购计划、项目管理、合同管理、档案管理。

（四）基础库

物料组编码库、采购目录、市场调研报告基础库、供应商现场考察报告库、物料号价格库、物料专家库、供应商资源库（需在三个维度创建供应商资源库：供应商主数据、供应商物料主数据（物料组）、供应商资质信息）。

（五）系统支撑平台

机构、权限、流程、日志。

三、电子采购系统具备的功能

电子采购系统的目的就是将采购的关键工作全流程电子化管理，从采购需求到档案归档的全过程电子化采购，把人、过程和信息有效地集成在一起，从而提高采购效率，降低采购成本。

（一）采购方式管理

要实现对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源、网上竞价等项目的流程化管理。

（二）动态展示

要对项目任务、状态、人力资源等信息动态提示，项目跟踪管理，项目采购进度可视化展示。

（三）流程控制

要对采购过程管理流程可定制，流程环节、参与角色可配置，支持流程启动后的定制再调整。

（四）系统对接

要与公司已建在建和未来筹划上线的系统无缝连接。

（五）数据共享

需要能够与门户网站的数据共享，公告经审批通过后可自动发布到外网网站支持一个项目多份分包采购文件。

（六）项目拆分合并审批

支持项目的拆分与合并，一个项目在不同流程环节，可以根据审批情况进行拆分与合并。

（七）采购会签

支持批注方式对各种采购文件进行会签。

四、电子采购系统的子功能系统

（一）电子招投标子系统

1.要实现招标、投标、开标、评标、定标、监标等网上全流程电子化管理；

2.要对招标文件模板化：基于定制思想的招标文件、采购公告、评标报告、合同等模板化制作；

3.投标文件格式化：提供离线投标文件制作系统、支持纸质和电子并存和对照；

4.辅助评标自动化：自动比对、公式计算、支持投标内容的可比性自动抽取，需支持工程量清单评标；

5.采购规模化：支持不同委托人相同采购需求的合并功能；

6.支持离线开评标，可有效避免评标现场网络环境的限制对开评标工作的影响；

7.支持评审专家异地评标，解决企业本部和分子公司之间专家数量不均的矛盾；

（二）电子竞价子系统

电子竞价又称为网上竞价或网上竞标，是最直接，最有效的采购方成本节余的强大工具。电子竞价依托于网络技术，通过增加供应商之间的竞争性来实现企业采购成本降低的目标，以控制成本来提高自身市场竞争力。因为其利用互联网的无地域、无时间限制的优势，扩展了采购执行的维度。

电子竞价要求供应商在规定时间内实现多次竞争报价，在匿名条件下与其他对手竞争，最终由采购方授权给资质、技术能力和报价最优的供应商的一种新型采购方式。电子竞价交易作为在网络平台上实现的一种新型竞价交易方式，采用异地、限时、连续、竞争报价的方法进行操作，是产权交易领域的一大创新与进步，是国务院国资委倡导的新型产权交易竞价方式。当前越来越多的公司认识到了电子竞价无可比拟的优势，电子竞价在国内的广泛应用将成为未来若干年必然的发展趋势；

1.改变了买卖博弈的模式。传统的招标是买方与卖方之间面对面的谈判，电子竞价是让供应商之间互相竞争，而招标方变成了游戏规则的制定者和结果的裁决者；

2.改变价格谈判为“价格发现”，电子竞价不再是信封式投标一锤子买卖，而是连续多次报价，给供应商提供了平等竞争的机会，促使竞价程度加深，使买方能得到到最优市场价格。从而最大限度降低企业成本，提高企业利润率；

3.电子竞价系统改变现场投标为异地投标。依托互联网平台进行投标，供应商不用舟车劳顿到招标现场进行投标，节约了买卖双方成本，增加了招标行为的便捷性和保密性；

4.改变商谈周期过长的情况。供应商必须在规定时间内提交价格，进行竞争。当供应商失去竞争力的时候，谈判过程自然会结束。并且可以同时进行多个项目的电子竞价。

（三）评审专家库管理子系统

支持评审专家网上自助申报、审批入库，对评审专家照片、各类资质文档等实现摄像取图，支持按采购品目、专业、行业、职称、部门等组合条件抽取专家，并可以定制多种屏蔽规则，支持按包抽取评审专家，并实现了评审专家的随机抽取、语音自动通知，抽取信息隐含，保密性更强，实现同一个抽取规则中，人工和自动通知相结合的方式。支持评审专家通过专家热线自助取消参与评标，系统自动补抽，不需要人为干预，支持集团总部数据集中、应用集中，各分子公司本地化通知的分布式部署方式。

（四）供应商管理子系统

供应商管理是采购工作选择合格供应商的基础数据库，供应商管理子系统需要支持供应商、招标代理机构网上自助注册、审核入库的流程化操作，可对供应商的资质、业绩、经营范围等进行管理。对供应商信息和准入产品信息分类管理，敏感信息和资质变更流程进行处理，

支持供应商会员的分级管理，并实现对非合作阶段和合同执行后的评价管理，支持CA证书颁发的流程化操作。

（五）物资管理子系统

物资管理是标准化的基础数据，需要我方整理历史数据，并形成标准库，标准库应满足导入系统数据库的数据要求，实现采购物资的分类管理，实现采购系统与ERP系统物资信息的对接，实现采购物资历史价格信息的记录与查询。

（六）档案管理子系统

档案管理子系统要实现招标采购执行部门与档案管理部门之间文档资料的流程化结转，支持同一采购项目按招标采购、合同执行等分阶段归档，实现招标采购项目档案资料的电子化归档、存储备份与查询统计，实现对采购文件的入库、借阅、销毁的管理。

（七）统计分析子系统

系统应该做到内嵌较完整、系统的企业统计分析与辅助决策所需常用报表。基于报表平台，通过动态报表功能可方便地定制各类临时、新增报表。且可实现对采购过程中各类数据、信息的采集与分析，为企业决策提供可靠的依据。

（八）系统配置子系统

1.用户授权：包括用户信息管理、用户级别管理、业务角色管理、用户组管理、组织机构管理和系统角色管理等功能；

2.日志管理：实现了对系统运行状态的详细记录，包括日志配置、日志存储、日志检索等；

3.数据字典：提供针对数据库资源目录代码的管理；

4.参数配置：提供对采购交易系统各项参数的配置；

5.流程定制：实现网上采购流程的可视化定制；

6.接口管理：提供与其他信息系统的统一、标准的数据接口规范。

（九）移动功能

为实现远程操作，需要支持手机查看公告信息，需支持手机APP或将功能集成到微信小程序中执行审批、报名、下载招标文件等核心业务操作。

五、电子采购系统的各子功能设计开发需求文档

采用成熟软件，按照采购内控流程图的逻辑进行模块重组。尽可能降低软件成本。

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