探索数字化背景下高校档案管理信息化建设（高校档案数字化建设方案）

档案是现代社会科学管理各类信息的重要手段，也是各类资源信息流转、存储的重要媒介，对文明的发展和人类社会的进步有着非常重要的作用。高校是培养人才和各类高端技术的汇集地，既是科研场所，也是社会机构，承担着人力资源档案和各类信息技术档案管理工作，这就要求高校必须做好档案管理，不断提高档案信息化水平，确保档案管理科学、完备，防止档案丢失问题出现。

档案管理信息化技术是利用互联网信息技术实现档案的快速、便捷、科学管理，通过开发程序实现信息资料的数据化处理和存储，为档案管理方提供便利条件。高校一般采取利用互联网技术对档案进行管理和处理，管理效率更高、安全系数更强、查阅流转更便捷，信息化管理模式已经运行了一个阶段，并取得了一定的工作经验，可以实现目录编撰、档案归类、自动检索、电子存储和档案对比工作，由此来看，在高校档案管理工作当中，应用信息化网络技术可以显著提高工作效率，帮助各类科研活动推进，实现人力资源动态管理。随着数字网络技术的深入应用，高校各类科研数据都采取电子信息的形式呈现，大量的实验数据、文献资料和科研成果都存储在数字信息端，这就要求档案管理必须使用信息化技术才能提高工作效果，现代信息网络技术的发展不断提升档案管理的水平，相比较传统纸质档案管理，更有优势，存储容量高、存储方式便捷为高校建设提供了广阔的空间。

当前高校开展的各类教学活动、招生行为、科研项目和学生管理，一般采用多种信息进行处理，工作过程中会形成大量的电子信息材料，为了方便管理，更好的服务师生，就需要借助电子信息化技术进行数字化处理，确保信息保存完整和提取便利。信息化管理技术还可以提高信息档案的利用率，相比较传统的纸质档案，信息化档案的使用条件更加宽泛，不受空间、时间的限制，随时随地就可以使用和查阅，且档案使用更加规范和安全，使用人通过固定的IP地址和账户信息登录查阅，学校也可以随时追踪使用者情况，防止涉密信息泄露，同时，科研信息可以实现共享的目的，推动高校科研能力和创新能力的发展，体现档案本身的价值和意义。由此来看，现代社会的发展导致高校各类信息的复杂程度加剧，尤其是各类信息档案内容更加丰富、保存难度更大、使用频率更高，这就要求高校在进行档案管理时，必须采取科学有效的信息化管理手段，提高档案管理的精准度，确保档案信息管理的严谨有序，满足高校建设和发展的需求。

就目前来看，高校档案管理信息化管理是推动高校建设发展的必备要素，借助信息化手段不断提高档案管理的科学性，发挥档案最佳价值，目前，高校内部正在通过建立软硬件设施设备形成体系性档案管理模式，借助信息化技术可以促进管理模式的多样化，通过建立综合数据处理平台，提高数据利用的效能，鼓励多个部门协同使用，配备专业的团队负责开展，根据高校发展的周期和市场的需要，及时调整管理过程中存在的问题，发挥高校档案管理的作用，具体而言，高校档案信息化管理的必要性有以下几个方面：

信息化技术是一种新型的现代网络技术，对各类工作采取信息数据的方式进行处理，档案管理是一门从古至今就存在的工作，但二者的结合也是随着信息技术的发展出现的，就目前来看，很多高校都配备了相关的信息化设备，如果依然采用传统的管理模式无法实现对档案信息的有效管理，过于注重纸质档案的整理和存储，忽视电子信息档案，会造成人力资源浪费，工作耗时耗力。

档案信息化管理一方面需要依靠科学的管理模式，另一方面更需要借助科学、完整的信息化设施设备，大多数高校所配备的档案信息管理已经相对完善，各方面基础设施均有投入，一般配备了扫描仪、多功能信息处理器、数字化档案存放柜，可以满足大批量数据的处理和分析，如果依然采用传统的档案管理方法，无法及时实现实验数据、科研成果的存储和处理。

高校档案有别于其他企事业单位档案，除了人力资源档案以外，还包括大量的文献资料、数据实验、项目成果等，这就需要建立一个大型的数据库进行数据归类和处理，且要及时更新数据，确保使用效果。传统的档案管理会受到主客观因素的影响，存在数据录入不及时、数据丢失的情况，情况比较突出的是大量的最新数据整理、存储不及时，影响项目及时使用。档案信息数据化处理可以有效的提高数据的更新频率，档案信息处理的优越性相比较纸质档案存储非常明显。高校工作者素质相对比较高，能力较强，对新型事务的接收能力较强，档案信息数据化处理属于新型技术领域，通过制定完善的管理制度，进行专业化的培训，可以实现数据的大批量处理，确保信息处理的有效性。

高校档案信息化建设建议：

现代档案信息化处理技术是推动高校发展，优化人力资源管理，提高工作效率的有效措施，学校必须予以重视，具体而言，在实际的工作中，学校管理层应该重视档案信息化的处理，要发挥数字信息化处理技术的作用，要合理规划档案管理部门工作，优化内部配置，加强内部工作人员培训，提高工作整体统筹性，根据高校的基本情况，及时调整工作模式，优化档案管理的制度。负责档案管理的部门要及时更新技术手段，培养一支专业的档案管理队伍，提高从业人员的业务技能，同时也要将信息化档案技术及时宣传，让其他部门及时使用，确保档案价值发挥。高校要站在整个管理结构提升的角度进行档案信息化建设工作，要根据整体工作有序推进，在工作建设过程中，要了解师生需要，进行实际分析，提高师生对档案管理的重视程度，要将信息及时整理和使用纳入到教学工作当中，鼓励师生积极使用。可以定期组织召开交流座谈会，了解师生使用反馈情况，及时调整管理模式，也可以将档案信息推进工作纳入高校职工绩效考核当中，确保工作落实。此外，还要在教师队伍当中积极培训，组织师生集中学习，为技术推广奠定基础。

推进档案管理的信息化建设需要配备对应的基础设施，高校应该加强对该方面工作的硬件投入，确保设备使用和技术推广齐头并进。不仅仅要进行基础设备的投入，还要及时更新设备，根据高校本身档案处理的需要，及时投入和建设多功能数据处理平台，还应该配备其他辅助性设备，如扫描仪、集成电脑、移动处理端等，满足师生多样化的需求。学校可以根据工作情况，开发适合本校的数据处理软件，积极引进和学习先进地区的技术手段，及时更新软件，确保符合时代发展需要。

档案管理的核心在于存储空间的管理，信息化的档案关键在于数据库的建立，数据库相当于信息处理的大脑，可以采集、搜集、存储、流转各类信息，如数据库管理不善或数据库安全系统存在漏洞，极容易产生数据安全风险，影响档案管理效果。录入的数据信息尽量广泛，不仅文字信息需要录入，音频、影像、图片等数据信息也要及时录入，确保信息的完整性。建设数据库时，要及时找到数据根源，进行数据信息核对和确认，核查初始数据和录入数据是否一致，发现问题及时调整，防止因时间推移而产生数据混淆或丢失的情况出现。要有专人负责，及时更新和维护数据库，确保各类文献数据有效入库存储。

储存档案数据信息的意义在于信息的使用和处理，现代社会的高速发展，核心因素在于多种技术的井喷式出现，推动人类文明加速升级，这得益于现代网络信息技术拉近了不同技术和科研项目的交流频率，提高了知识的利用率，高校作为高端技术和科研项目的发源地，要实现数字信息交流，高校应该建立档案数据处理共享平台，实现非保密信息数据的共享，可以将档案信息平台与学校网络平台相互链接，提高档案使用率，不同的高校针对同一类型课题可以更好的交流与合作，从而推动社会的不断繁荣和发展。电子信息数据在不同的学校存放在不同的数据库当中，数据库之间无法相同，通过建设数据信息共享平台，可以让各学校之间加强交流与合作，让档案管理工作更加便捷和高效。

综上所述，随着现代网络信息技术的发展，档案管理工作也在不断进步，为不断适应复杂社会的需要，档案管理必须使用网络信息化技术提高档案价值，方便使用者查阅和储存。高校作为各类档案存储和流转的重要组织机构，也要及时完善和升级档案管理的信息化建设工作，提高人才培养和科研项目推动的效果。当前，高校在进行档案信息管理时，还有很大上升空间，管理人员要加强认识，培养专业的工作队伍，引进先进的技术，根据学校师生的需要，适时升级改造，同时建立完善的信息数据库，确保各类档案信息存储的安全性和查阅的便捷性，为高校现代化建设提供保障。

（作者：李莉，系南宁学院通识教育学院讲师）

来源： 光明网