随着时代发展，公司治理标准不断提高，要求董事会进行有助于增加公司价值的更积极管理。企业董事会对公司进行管理的方式主要依靠董事会会议，无论是重要董事会会议，还是日常的董事会会议、董事会专门委员会，都是保障其治理机制正常发挥的手段。然而现实中董事会会议的召开却并不是一帆风顺的，总有大大小小的问题，或者是落后的、不便的地方，影响着董事会会议召开的质量与效率，甚至对董事们的经营决策和企业治理产生消极影响。

下面就从董事会会议召开前、中、后三个阶段，一起来分析董事会会议普遍会遇到哪些问题吧。

会前筹备阶段：

一、协调参会人员时间

在发送董事会会议通知前，需要会议筹备者电话或微信征求各董事的时间，以免到时无法参会。尽量安排全部董事都可参加的时间。这个协调沟通的过程无形之中占用了大量工作时间，给会议筹备者增添了工作负担。

二、会议通知发送

会议筹备人员一般会拟定会议通知，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等信息，然后以邮件形式选定参会人员进行发送。每逢董事会会议，都要重新进行通知拟定，重新选定参会人员。缺乏一个固定的会议通知模板、固定的参会人员群组可以一键进行通知发送。

三、会议文件打印

传统董事会会议中，会议筹备人员往往会提前将会议文件打印出来，在会议中给到参会人员。但董事会会议文件动辄几百页，再按人数打印，一场会议下来就要打印出几千页不等。不但费时费力，还消耗了大量纸张墨盒资源，造成资源浪费，不绿色不环保。

有的会议文件，还需要不断的修改完善，重新打印起来更加浪费纸张，降低工作效率。如果十分不幸，遇到在会议开始前最后一秒修改的文件，肯定来不及重新打印了，就难免给会议工作带来不便。

四、董事开会前的准备工作

董事在接到会议通知后，要安排时间，最主要的是需要收集资料并进行研究，充分做好经营决策的参会准备。但是在收集资料的过程中，没有统一的资料库供董事成员检索查阅，尤其过往的会议文件大多为纸质版本，容易丢失，收集起来十分困难。如果董事将文件资料打印出来浏览并批注，如遇出差或异地办公的情况，厚厚的一大摞文件携带起来又十分不便。

五、会议提醒

为了防止有参会人员忘记开会，会议筹备者一般会提前多次进行会议提醒，有的参会董事也会给自己设置日历提醒防止忘记，十分麻烦不便。

会中进行阶段：

1. 翻阅纸质文件

参会董事现场需要根据主讲人的演示进度翻阅大量的纸质文件，厚厚的文件翻阅不便不说，一不留神就会跟不上进度，会议效果差。

2. 岁数大的董事看不清屏幕

企业董事会成员大多岁数较大，开会的时候会看不清屏幕内容。且长期保持一个姿势观看演示，容易身体疲惫。

3. 远程董事会会议

如果董事恰好在出差，或者异地办公，没有办法现场参会，这个时候就需要远程参会。远程参会的董事手里边就没有纸质会议文件供其浏览或批注，对会议资料背景了解不够深入，自然参会效果不好。

4. 会议决议

董事会开会对议题的意见应开诚布公，董事会是集体决策，但董事个人的反对意见或弃权意见，有些对外是不宜公开的，如对某人的任命，对某部门的奖励等，现场举手表决的形式自然不符合这部分要求。如若会议现场进行票箱投票，收票计票环节又占用了大量的会议时间，参会人员只能坐等计票结果，会议效率十分低下。

5. 任务分配

会议中进行任务分配，如果后续董事不进行任务追踪，秘书督办不力，任务很可能石沉大海，得不到有效落实。

6. 文件签署

会议现场文件的审批及签署，需要提前将会议文件打印出来，挨个交付董事会成员进行签字，流程比较繁琐，也容易造成会议现场秩序混乱。

会后整理阶段：

1. 整理会议记录

为了确保会上决策能准确下达执行，董事会会议结束当天必须生成会议纪要。一般由董秘或秘书在会后听取录音整理纪要，有的时候还需要加班才能完成。在整理完毕后，还需要将会议纪要呈递给董事长审阅，如果有修改还需要重新修改完再呈递董事长审阅，如此反复，才能形成最终成果并发送各与会人员邮箱。往往一折腾就是大半夜，实在让人心累。

2. 查找过往会议及会议文件

董事如果想查找过往的会议资料，邮箱里大量的邮件搜寻起来比较费力，纸质的文件又容易丢失损毁，不方便查找。

3. 文件归档

纸质文件存档后，频繁地借阅调用,使得纸质文件面临“消耗性”损毁或破坏问题，甚至有丢失、篡改及窃取的风险。且受制于地域限制，无法满足异地检索、查阅、调用功能。会议文件整理归档工作需要花费大量的时间和精力，效率低，造成人力资源的浪费。传统的档案室建造成本及维护成本又相对较高。

4. 董事深入了解公司业务

董事除了自己的专业知识和技能外，还应深入了解公司的业务特点，掌握行业的状况、趋势和法律政策。但网络上充斥着大量的虚假信息，董事在网络上搜寻相关材料时，不可避免会受到虚假信息的影响，甚至误导之后的企业经营决策。

以上都是董事会会议召开前后可能遇到的种种困境，如何突破困境，让董事会会议提质增效，让董事更便捷高效地进行企业经营决策，已经成为许多企业想要解决的问题。

会前会后董事云（Azeus Convene）是一款帮助董事会更加高效合规运作的董事会管理软件。通过建立创新的技术解决方案，完善董事会工作机制，使董事会成员轻松高效的行权履职与科学决策。公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。截至目前，已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

作为全球三大董事会解决方案之一，会前会后董事云凭借CMMI5级软件开发团队，为企业董事会会议提质增效提供切实可靠的解决方案，成功化解了以上董事会会议中可能遇到的困境。主要体现在：

一、 会前筹备阶段：

1、会议通知发送：

无需亲自拟定会议通知并选定每位董事的邮箱，在后台可直接添加会议基本信息并选择群组一键发布，会议基本信息包括会议标题、时间、地点、参会人员、会议议程等。如果董事在同一时间有别的会议，后台会提醒，方便会议筹备人员协调规划好会议时间。

2、设置会议提醒：

会议筹备人员无需提前发邮件或者电联通知/提醒董事到会，到时间后软件内便可自动提醒；且会议提醒同步董事的手机日历，无需董事亲自设置提醒。

3、会议文件修改：

随附的会议文件如有修改，可随时上传最新版本文件，将实时同步到与会人员应用端，更方便快捷。

4、会议文件浏览和批注：

与会人员只需在应用端浏览电子文件即可，无需打印出纸质文件，同时参会人员可以随时下载会议文件到桌面，并在文件上做电子化批注，批注可以永久保存。只要随身移动设备里安装了会前会后应用程序，走到哪里都能进行文件批注！会前会后同时支持在没有网络的情况下批注文件。

二、会议进行阶段：

1、同屏演示，集中注意力

完全无纸化讲解，电子演示稿实时同屏到董事的移动设备上，主讲人批注也能同步共享；“激光笔”工具，帮助进行更有效的讲解，集中董事们注意力；会议过程中，董事可随时进行电子化文件批注，可设置批注私人或共享，方便了远程会议中董事记录会议要点。

2、线上投票表决，保障结果公正

在会议召开时，软件内可直接进行线上投票，可设置记名或不记名投票。投票结束后，结果立即呈现，直观明了，节约会议时间。且后台自动生成每位参会人员的投票汇总页，让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认，确保结果真实有效。

3、任务分配实时跟踪，保障落实到位

会议进行阶段，可针对某项会议议题随时添加“项目跟进”，设置项目负责人、完成时间等信息，还可设置项目提醒，快速发起任务。各执行人可以随时记录任务推进情况，任务发起人可在自己的设备端查看，从而时刻掌握任务进展，保证任务推进效率。

4、电子签功能，方便文件审批

董事可直接在需要签字的文件上进行电子签字，如果文件有修改，重新上传即可。省去了传统会议中打印并轮流交由董事签字的流程，更方便高效。

三、会后整理阶段：

1、一键生成并发送会议纪要：

在会议结束后，后台可一键生成并发送会议纪要，会议纪要模板可自主设置，功能方便快捷，省去了传统董事会会议中辛苦做会议纪要的时间成本、人力成本，从此能够更高效的做会议纪要！

2、“文件库”功能：

作为安全成熟的文件存储库，管理员可随时在其中上传并管理会议文件，或在会议结束后直接将会议文件导入文件库，便可实现会议文件共享，方便董事随时随地查阅。解决了纸质文件容易丢失损毁的问题，又让董事得以方便快捷的进行文件的查询及调阅，无需担心异地无法调阅问题。同时，作为单一的可靠的信息来源，防止了互联网上的虚假信息误导董事决策。

3、查看已召开的会议及资料

从会议列表中，董事会成员可以查看历届所有参与过的会议及会议资料，包括会议资料上所有注释。方便董事会成员查找过往文件。