前言：

本文通过小编在中石油辽阳石化档案交接过程中的亲身经历，来说明档案交接的流程和中石油集团档案管理系统的使用。让更多的人在进行档案交接时可以避免入坑，提高效率，让档案管理工作进行得更顺利。

背景：

档案及档案管理工作对人类历史文化的传承及人类社会的发展起到了重要的作用。档案交接是档案管理工作中很重要的一环，是一件极为严肃、责任心极强的工作，有效的档案交接工作能够保证本单位档案完整，准确，对保持本单位档案工作的延续性，也具有很大的意义。

作为工程项目实施单位，档案交接更是项目完成的重要节点，关系到项目付款审批等后续流程。在档案交接中，我们也会遇到很多问题，本文就此进行详细的说明，来规避一些坑，从而加快档案交接的进度。

本人入职后第一个接手的项目是在辽阳石化完成的。该公司档案馆采用了中石油集团的档案管理系统E6；对于项目完成单位来说，项目顺利验收成功之后，就应进行档案交接；因为付款审批程序需要档案馆提供的《档案交接文据》即证明材料。所有的工作都是为了拿到这个《档案交接文据》来的。首先应该先去档案馆备案：对什么项目进行档案交接，要明确自己需要准备什么材料，明确归档范围；

中石油集团的档案管理系统分为"在线平台"和"离线系统"。离线系统是安装在你自己的电脑上，方便归档单位进行档案整理、录入和打印等；在线系统是档案管理者进行档案管理的，我们只需把离线系统里生成的数据包上传到在线系统里就完事了。

明确了自己的项目名称，项目性质，归档范围和项目归属之后，就可以从档案管理员那里拷贝E6档案管理离线客户端安装包了。

系统配置

首先要检查一下自己的系统是X86还是X64位的；建议使用Win7系统32位的。没有的话可以装个虚拟机，装个32位的Win7系统。因为很多插件都是32位的。离线系统对32位的兼容性更好。以下插件和软件的安装请以档案馆管理员提供的为准。

1. 安装dotnetfx35；

这个是.NetFramework 3.0/3.5插件；

2. 安装Silverlight；

如果是64位系统，就安装SilverlightX64；这个插件是微软的，用来上传和读取本地文件的插件，类似于PDF阅读器；

3. 安装ERMS离线客户端;

在ERMS离线客户端V2014.07.25（离线安装包）文件中，双击Setup；

4. 安装ERMS打印控件；

安装程序(目录、表格、脊背、封面）；

收集资料

第二步收集资料是最基本的一步，关系到文档的完整程度和后面的进度。可以根据下面几部分依次进行。

1. 明确归档范围

根据档案管理员的要求，按照自己单位项目的性质，拿到归档范围。由于不同的项目需要归档的材料是不同的，所以要明确。假设需要：项目验收文件、现状调研报告、项目需求分析报告、方案设计报告、系统配置报告、软件测试报告、培训资料；有硬件的还需要随机文件移交清单、随机文件交付承诺书等。还有很多施工图、设计图等资料。根据要求收集资料。可能这时候需要《建设项目竣工档案范围确认单》，签字盖章。

2. 文件形成

《内封面》也就是交工技术文件、项目验收文件、工程交接证书等要根据各个部门的要求形成；

3. 领导签字

凡是需要盖公章的，需要各个部门负责人签字盖公章；这一步也是很费时的。文件的形成都是有先后顺序的，领导的签字也是逐级递呈的。最后都盖完章OK。

4. 扫描打印

形成的文件该打印的打印，该扫描的扫描。必须都要有相应的电子版方便后面系统上传。

5. 装订打码

形成的文件按照管理员的要求，按顺序装订，该胶装的胶装，不能用订书钉；彩色部分要彩打。这时候要拿给档案管理员确定无误后，准备装盒或者用夹子装订，然后打码；打码要求自带打码器，见字打码，无字的空页。根据材料的多少、选择归档方式。本项目收集的材料刚好够两个文件盒的，装盒比较简单、装夹子可能需要走程序。本文就以两个窄档案盒为例，来说明后面的流程；每个档案盒子夹子就是一卷；有两盒就是两卷。这时候每卷档案的目录也就确定了。

离线系统填报

离线客户端程序，主要实现了档案的离线整理、在线提交、客户端数据导入系统等业务功能。从而在功能上满足外部施工单位在无内网状态下进行档案数据的归档操作，对线下档案数据进行统一模式管理，方便档案数据的归档。

1. 配置客户端

双击桌面"档案管理系统离线客户端"快捷方式，打开系统，点击"导入配置"，选择由档案馆提供的配置文件，进行导入。

设置本地数据路径。

本地数据路径：用来存放客户端处理后的待上传数据的本地路径。

注：系统会默认为用户配置一个路径：C:UsersAdministratorDocumentsERMSUpload，用户也可以自己通过点击浏览，重新选择一个路径，这里不建议更改。因为要从这里面往外拷贝数据包。

在"系统维护"下"本地数据路径"栏目中可以看到系统默认的路径，使用客户端生成的数据文件会自动保存在本地数据路径中。

2. 客户端录入

点击"业务管理"下"档案管理"，选择"建设项目类"。

卷管理

点击窗口中的"卷管理"，由此开始档案数据的录入，因为本文中有两卷，所以要进行两次新增卷的操作。

点击"新增卷"，则出现如下图所示：

著录项前有红色"*"标记的为必著项，其它著录项为非必著项。

以"辽阳石化俄罗斯原油加工优化增效改造项目-三期总体工程-生产装置全流程智能控制系统-交工技术文件"为例

1.1.1.1 著录项说明：

a) 临时序号就是后面排序用的，卷一就01；卷二就02；方面系统在后面统一管理查询方便的。对于该系统还是很有用的。录入完成后，可通过临时序号进行排序。

b) 全宗号和类别号为默认的；

c) 题名填写项目名称、单项工程名称、单位工程名称。类别名称全称，如：动力厂B2变电所电气隐患治理-公用工程装置-电气安装工程-交工技术文件，如果项目名称中已包含单项工程名称，单项工程名称可省略；

d) 起日期和止日期填写卷中文件形成的最早和最晚日期；

e) 立卷单位和归档单位填写单位全称，如辽阳荣昌石油化工设备安装工程有限公司，如果该项目有总承包和分包单位，立卷单位和归档单位应填写总承包单位全称；哪个单位交档案就写哪个单位；

f) 密级由项目管理部门确定；一般为无密级；

g) 载体类型根据实际填写，一般为纸质；

h) 保管期限根据卷中文件保管期限最长的填写，卷内文件保管期限根据《辽阳石化公司建设项目档案管理规定》中附件4建设项目文件归档范围及保管期限表确定。

i) 页数填写本卷实际页数（不包含卷内目录、签字备案表、备考表）

j) 件数填写目录中的项数；

k) 正本数量、副本数量、附图数量根据实际填写；

l) 装置或项目代号选择工程的单项工程名称；

录入完成后，如果还有其它卷需要录入，则点击保存并著录下一条，如果全部录入完成，则点击保存。保存之后可看到下图所示：

1.1.1.2 档案条目的修改

对录入到客户端中的数据，如需要修改，可采取以下两种修改方法：

A. 可直接选择相应的条目，点击修改卷或删除卷；

B. 在编辑模式下在条目上直接修改

模式转换：

为方便用户操作和防止误操作，客户端设置了两个模式：查询模式和编辑模式，在查询模式下，只能查看数据不能修改，在编辑模式下可对档案条目进行修改。

在编辑模式下，选择需要修改的项，修改之后保存即可。

1.2 卷内件管理

什么是卷内件？卷内件就是你在收集资料那一步所形成的所有文件，按照顺序来的，每个文件都是独立的。哪个档案盒里装了哪些文件，这个卷就包含哪些卷内件。

录入卷条目后，选择对应的卷建立卷内件。对于卷内件数据的录入参考卷条目数据的录入。

可参考下图：

1.2.1 著录项说明：

a) 临时序号参考卷条目录入；同样的这里的序号很重要；决定了该卷里面卷内件的顺序。最后目录的顺序就应该按照这个临时序号来，你说重不重要；

b) 提名录入文件名称 ,如"内封面","项目验收报告"，"培训资料"等,

c) 密级由项目管理部门确定，一般为无密级；

d) 载体类型根据实际填写，一般为纸质；

e) 卷内文件保管期限根据《辽阳石化公司建设项目档案管理规定》中附件4建设项目文件归档范围及保管期限表确定。

f) 文件日期填写文件形成日期,如果一项文件较多，填写最晚的形成日期；

g) 责任者填写文件形成单位全称；例如：交工技术文件中施工记录的责任者应为施工单位，监理文件的责任者应为监理单位，随机文件的责任者应为设备厂家。

竣工图责任者应分两种情况，如果设计院不出竣工图，归档单位采用施工图加盖竣工图章作为竣工图归档的，责任者填写总承包单位或施工单位，如果项目中交后，设计院重新出竣工图的，归档单位应使用竣工图归档，这种情况下责任者应填写设计单位。

h) 归档单位填写参考卷条目录入；哪个单位交档案就填写哪个单位；

i) 页号填写相应的页码；坑：这里是填写页码范围 1～2；中间的波浪线用全角。为什么？因为后面打印出来的卷目录会受影响。

j) 副本数量和附图数量根据实际填写。

到这一步就可以等一等；把所有的文件都归到各自卷目录下就可以了。先不要进行附件的导入。为什么？因为档案的交接分为两部分：正本和副本；正本的移交是本公司和档案馆的移交，副本的移交是本公司和油化厂生产科档案馆的移交。在副本的移交过程中，除了纸质版的副本移交还有不带附件的电子数据包的移交。电子版数据包的生成如下：

3. 数据打包

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2.1 在离线客户端菜单"业务管理"下选择"上传管理"。

2.2 点击"新增任务"，则在弹出的页面中选择需要上传的档案条目，如果选择的档案条目中存在未填写的必著项，则系统会给出提示，要求填写完所有必著项后才能选中并上传。点击上方的复选框选择全部数据。

2.3 如果选中条目的必著项完整，则点击"确定"后，系统会弹出一个对话框，要求对本次上传条目的任务确定一个名称，这是为了在含有很多上传任务时能区分出不同任务，系统会默认一个由当前日期和时间确定的名称，应该使用项目名称、单项工程名称、单位工程名称命名，如：动力厂B2变电所电气隐患治理-公用工程装置-电气安装工程。如图。

命名后点击确定，数据打包即完成。

注意，该数据包不包含各个卷内件的电子版，即不带附件的电子数据包。如果在１.配置客户端中没有修改软件的本地数据路径，那么在路径C:UsersAdministratorDocumentsERMSUpload中找到后缀名为.ERZip的文件，拷贝到自己的Ｕ盘中。在和项目建设单位进行档案移交的时候拷贝给对方。

4. 附件导入

点击"导入附件"选择本条目纸质档案对应的电子文件，点击"打开"即可。

每件对应的扫描件转换成一个PDF文件，扫描的时候要求300dpi，导入到每件的附件中，签字备案表导入到本卷的附件中。扫描件的命名：序号-文件名称-页次范围（如P4～P5）

例：1-封面-P1；

2-交工技术文件目录-P2～P4。

2.3.1 卷内件录入使用预定义录入同卷条目录入。

预定义管理如图

使用预定义录入如图：

2.3.2 录入完成之后，检查无误之后，通过离线客户端打印卷内目录、备考表、档案交接文据、企业档案目录，

档案交接文据中填写附企业档案目录 页，交接说明中填写单位工程编号。

这时候，把之前的数据包恢复，添加附件，再进行一次数据打包，此时会在本地路径中生成带有附件的数据包。拷贝出来，带到档案馆上传到中石油集团档案管理线上系统。

5. 打印装盒

档案装盒的时候一般都有背脊；要根据自己档案盒的厚度找档案管理员要模板。打印并盖正副本的章，下图盖章位置不正确，应该盖在交工技术文件二下面；同时多卷的文档要用大写的"一二三"进行区分；

档案盒正面，右上角盖正副本章；案卷题名同卷著录项；

在离线客户端打印企业目录、打印卷内目录、打印案卷封面、打印卷内备考表；

所有东西准备妥当、装盒给档案管理员确认；

档案移交

实体档案组卷完成，并且档案数据录入到客户端完毕之后，将实体档案和离线客户端生成的数据包移交到档案馆和对应生产厂档案室，均检查无误后，持打印的档案交接文据和企业档案目录到档案馆和对应生产厂档案室办理档案移交手续。

对应生产厂档案室档案移交：1.不带附件的数据包；2.归档案卷的副本；3.盖有本公司公章的《建设项目档案管理整改通知单》（档案馆要填写整改事项）；4. 盖有本公司公章的《档案交接文据》和《企业档案目录》。没问题的话，到此就拿到了和生产厂的《档案交接文据》。然后带着《建设项目档案管理整改通知单》回档案馆。

档案馆的档案移交：1.带附件的数据包，上传到在线系统，检查无误；2.归档案卷的正本；3.从生产厂拿回来的《建设项目档案管理整改通知单》；4. 盖有本公司公章的《档案交接文据》和《企业档案目录》；没问题的话，登记盖章完事。

最后可能还需要《建设项目竣工档案范围确认单》

​所以，为了进度，可以先把需要自己公司盖章的文档准备好：总共有：《交工技术文件》《项目验收文件》或《工程交接证书》《设备随机文件交付承诺书》《建设项目竣工档案归档范围确认单》《档案交接文据》《建设项目档案管理整改通知单》都准备多份。

预祝所有负责交接档案的同志能顺利完成档案交接。