春节过后，会有一些企业开始制定OA系统采购计划，实现高效率的网上协同办公。可是，对于从没有接触过OA系统的人来说，还真不知道怎么做好这个计划。
为此，笔者采访了行业领导品牌——华天动力OA系统的项目总监万先生，请他根据自己与大量客户的亲密接触，提供一些企业的实际做法和成功经验，来为我们提供一些参考。
万先生说，OA系统等企业管理软件的采购计划是有章可循的。从实施角度说，也应该建立行之有效的计划，来保证系统的顺利实施。总体上来说，这个计划可以包括以下内容，当然因为企业的行业和情况不同，有些内容是普遍性的，有些内容是个性化的，还有些内容可能没有提到，大家尽可以取长补短。
项目组织
首先，企业应该成立一个OA系统项目采购领导小组，这个小组的成员包括企业高层主管、IT部门主管，以及其他关键部门的主管，并明确各个人员的分工和责任。
需求分析
企业需要对自己的办公、管理、流程进行梳理，明确自己当前办公和管理中存在的主要问题，明确自己的需求重点和解决办法，制定需求明细和项目目标。
采购方式
有的企业可能需要通过招标的方式来采购系统，这就需要制定详细的招标计划。而对大部分企业来说，则不需要走招标流程，只要自己直接去选型就可以了。
时间表
采购计划中应该有一个明确的工作时间表，除了项目的开始时间和结束时间，系统的初步筛选时间、集中选型时间、合同签订时间、实施时间、试运行时间、服务时间等都最好能够规划出来。
系统考察
包括对OA系统的考察和供应商的考察。对OA系统的考察包括功能和性能两方面，如基本功能是否满足使用需要，重点功能是否突出，稳定性、易用性、开放性、灵活性如何，系统综合成本的考察。对供应商的考察则主要看实施保障、售后服务和口碑、品牌等方面。
合同签订
确定供应商后，需要与供应商签订购买合同，合同中包括商务条款和技术条款两大类，包括系统的总金额、付款方式，以及供应商所提供的系统功能和服务内容等。
系统实施
包括系统的实施策略、组织方式、实施时间表、验收标准等，都尽量提前制定好，比如先在哪些部门实施，先实施哪些功能，如何培训，如何落实，如何保障等等，越具体越好。
系统服务
系统服务的内容包括三个方面，一是服务时间，二是服务方式，三是服务费用，这些内容都需要提前跟供应商明确，并在合同中明确约定，以免在后期产生误会和被动。
项目预算
企业对OA系统项目的费用预算，最好能够有个明确的范围，否则在选型时会走很多冤枉路。如果企业对这个费用没有概念，那么可以先大致了解一些市场行情再确定。
说到最后，万先生坦言，每个企业的实际情况差异很大，因此在制定OA系统的采购计划时，可以参照上面的内容，但不能照本宣科，否则可能把简单的事情复杂化。OA系统的采购和应用一样，都是在效率和规则之间达到一个高度的平衡。
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