岳海翔
【解答】机关印章，是按国家规定由主管上级颁发的代表一定职责权力的信物。别看它只不过是一枚小小的图章，而它的作用却是相当大的。自古以来，人们深知“大印”的重要，古时有“做官先授印”之说，由此可见，印章是一定权力的象征。机关印章的作用，首先，起代表一定权威和机关单位法律地位的作用，以一份文件为例，不论这份文件的内容多么重要，在没有加盖机关印章之前，它并不产生法律效力，一旦盖上印章，立即具有指挥的权威性，反映了文件作者应有的法律地位。其次，印章又是一种标志，文件、材料、信函、证件、表报等加盖了机关印章，标明是机关组织上正式认可的。再次，文件、材料、信函、证件上加盖了机关印章，可以证明这些物件是真实的，有利于辨别真伪，以防冒充伪造。正因为如此，机关印章的使用、管理是文秘工作一个重要的方面，也是文书人员日常工作的一项重要任务。
机关印章，一般有五种：
一是一般印章，即某一机关、单位的公章，它代表着某一机关、单位的职权。
二是专门印章，它代表某一机关、单位某一方面的职权，如“人事调配专用章”、“财务专用章”、“物资分配专用章”等。
三是部门印章，它只代表机关、单位下属的某一部门，由于一般不具有法人地位，其印章不能对外，主要用于机关内部。
四是钢印，主要用于证书的印模，如居民身份证、工作证、会员证、毕业证书等，用模压法加盖在照片与证书的联接处。
五是手章，指机关领导干部个人的名章，它只代表担负一定职责并行使一定权力的领导干部。
为了充分发挥印章在文秘工作上的必要作用，并防止发生其它问题，对印章的日常使用至少应注意以下四点：
1.盖印一只手。按照规定，机关印章应由机关文书人员负责保管，专门加锁。不论什么人需要用印，包括机关部门的领导或同在一个办公室工作的同志，都应由文书人员亲手盖印，不能把印章交给别人去盖。有的部门需要以机关名义下发多份文件，为了省事起见，有时候由部门的工作人员把机关印章取走使用，这种作法表面看固然是“完璧归赵”，实际上弊病在身，极不可取。有的单位把大印明摆在文书人员的桌子上，办公室内的人员用此印，谁来谁盖，十分方便，这种“胡抄戳、乱盖印”的方法，是不妥的。
2.用印要有据。对机关印章的使用，不管是机关，还是基层单位，都应建立严格的用印制度。从实际情况看，有些单位用印制度要么没有，要么流于形式，原因主要是用印者与掌印者、下级一般同志与领导同志都觉得太麻烦，实际是对印章的重要性缺乏足够的认识。用印有手续，固然是麻烦一些，但为了防止出现漏洞，宁可麻烦在事前，而不麻烦在事后。除一般事务的介绍信外，表报、凭证、内容比较重要的信函都必须凭有主管领导签批的“用印单”才能用，文件用印要凭机关领导同志的签发字样。用印单要保存好，以备查考。
3.用印忌空白。所谓“用印忌空白”，就是不准在空白介绍信、空白信笺及文件末页无正文的纸上加盖印章，这可以说是文秘工作多年的老规矩。目前，这类空白用印的现象可以说屡禁不止。这种作法的危害是极大的，一旦丢失，极易给坏人利用来冒充机关工作人员，进行招摇撞骗，即使不丢失，也使印章的使用失去监督控制，任凭持信者随便去填写，而所在单位却一无所知。故这种做法应得到实际工作部门的重视，努力加以杜绝。
对空白印信的限制，应当实行两头堵，即不仅发信机关限制不开，而且收信单位也要堵，协助发信机关杜绝类似问题的发生。识别空白信的一个主要方法，就是要看是红（印泥）压黑兰（墨水痕迹），还是黑压红，后者所持的往往是空白印信，即先盖印后填写。
文件的正文打印到一页纸的最下端正好完结，这样落款就单独落到另一页纸上。目前有的作法是在这页纸的上端标注“此页无正文”的字样，也有的根本不标注，实际这页纸上只有落款、日期与图章，这不能不说是一个漏洞。解决这类问题，可采取打字时扩大或缩小字距、行距的方法，要么使正文与落款挤在一页中解决，要么把正文分作两页，力求避免在一页纸上单独出现印章。
4.盖印要端正。盖印说起来很简单，实际上也是有点学问的，基本的要求是位置恰当、骑年压月、字迹清晰、端端正正。目前我们不时会见到一些“月牙章”（即印章只印上某一边）、“斜式章”（即图章东倒两歪）、 “圆圈章”（即图章外边已印上，而内中的机关名称模糊不清）、“兰色章”（使用的是兰色印台，按照有关规定和人们的习惯，除专用章外，机关印章只能使用红色印泥，因为红色庄重、大方、清晰）等，都是不规范的盖印作法。
（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）
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