「重要内容阅读引导」公文印章总共分为几种?怎样规范使用印章?

岳海翔

【解答】机关印章,是按国家规定由主管上级颁发的代表一定职责权力的信物。别看它只不过是一枚小小的图章,而它的作用却是相当大的。自古以来,人们深知“大印”的重要,古时有“做官先授印”之说,由此可见,印章是一定权力的象征。机关印章的作用,首先,起代表一定权威和机关单位法律地位的作用,以一份文件为例,不论这份文件的内容多么重要,在没有加盖机关印章之前,它并不产生法律效力,一旦盖上印章,立即具有指挥的权威性,反映了文件作者应有的法律地位。其次,印章又是一种标志,文件、材料、信函、证件、表报等加盖了机关印章,标明是机关组织上正式认可的。再次,文件、材料、信函、证件上加盖了机关印章,可以证明这些物件是真实的,有利于辨别真伪,以防冒充伪造。正因为如此,机关印章的使用、管理是文秘工作一个重要的方面,也是文书人员日常工作的一项重要任务。

机关印章,一般有五种:

一是一般印章,即某一机关、单位的公章,它代表着某一机关、单位的职权。

二是专门印章,它代表某一机关、单位某一方面的职权,如“人事调配专用章”、“财务专用章”、“物资分配专用章”等。

三是部门印章,它只代表机关、单位下属的某一部门,由于一般不具有法人地位,其印章不能对外,主要用于机关内部。

四是钢印,主要用于证书的印模,如居民身份证、工作证、会员证、毕业证书等,用模压法加盖在照片与证书的联接处。

五是手章,指机关领导干部个人的名章,它只代表担负一定职责并行使一定权力的领导干部。

为了充分发挥印章在文秘工作上的必要作用,并防止发生其它问题,对印章的日常使用至少应注意以下四点:

1.盖印一只手。按照规定,机关印章应由机关文书人员负责保管,专门加锁。不论什么人需要用印,包括机关部门的领导或同在一个办公室工作的同志,都应由文书人员亲手盖印,不能把印章交给别人去盖。有的部门需要以机关名义下发多份文件,为了省事起见,有时候由部门的工作人员把机关印章取走使用,这种作法表面看固然是“完璧归赵”,实际上弊病在身,极不可取。有的单位把大印明摆在文书人员的桌子上,办公室内的人员用此印,谁来谁盖,十分方便,这种“胡抄戳、乱盖印”的方法,是不妥的。

2.用印要有据。对机关印章的使用,不管是机关,还是基层单位,都应建立严格的用印制度。从实际情况看,有些单位用印制度要么没有,要么流于形式,原因主要是用印者与掌印者、下级一般同志与领导同志都觉得太麻烦,实际是对印章的重要性缺乏足够的认识。用印有手续,固然是麻烦一些,但为了防止出现漏洞,宁可麻烦在事前,而不麻烦在事后。除一般事务的介绍信外,表报、凭证、内容比较重要的信函都必须凭有主管领导签批的“用印单”才能用,文件用印要凭机关领导同志的签发字样。用印单要保存好,以备查考。

3.用印忌空白。所谓“用印忌空白”,就是不准在空白介绍信、空白信笺及文件末页无正文的纸上加盖印章,这可以说是文秘工作多年的老规矩。目前,这类空白用印的现象可以说屡禁不止。这种作法的危害是极大的,一旦丢失,极易给坏人利用来冒充机关工作人员,进行招摇撞骗,即使不丢失,也使印章的使用失去监督控制,任凭持信者随便去填写,而所在单位却一无所知。故这种做法应得到实际工作部门的重视,努力加以杜绝。

对空白印信的限制,应当实行两头堵,即不仅发信机关限制不开,而且收信单位也要堵,协助发信机关杜绝类似问题的发生。识别空白信的一个主要方法,就是要看是红(印泥)压黑兰(墨水痕迹),还是黑压红,后者所持的往往是空白印信,即先盖印后填写。

文件的正文打印到一页纸的最下端正好完结,这样落款就单独落到另一页纸上。目前有的作法是在这页纸的上端标注“此页无正文”的字样,也有的根本不标注,实际这页纸上只有落款、日期与图章,这不能不说是一个漏洞。解决这类问题,可采取打字时扩大或缩小字距、行距的方法,要么使正文与落款挤在一页中解决,要么把正文分作两页,力求避免在一页纸上单独出现印章。

4.盖印要端正。盖印说起来很简单,实际上也是有点学问的,基本的要求是位置恰当、骑年压月、字迹清晰、端端正正。目前我们不时会见到一些“月牙章”(即印章只印上某一边)、“斜式章”(即图章东倒两歪)、 “圆圈章”(即图章外边已印上,而内中的机关名称模糊不清)、“兰色章”(使用的是兰色印台,按照有关规定和人们的习惯,除专用章外,机关印章只能使用红色印泥,因为红色庄重、大方、清晰)等,都是不规范的盖印作法。

(作者系中国写作学会副会长,中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)

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