需求描述难,来一份需求模板(需求概述模板)

1、情景描述

采购作业流程中,很多公司头疼的不是供应商难找、价格难议、交期难谈,而是内部的真正需求难获取。

S集团最近就有个项目遇到了这样的问题。

工厂组装线要安装一套监控系统,张科长接到现场需求后,提了一份采购需求到采购——组装线监控系统1套,附件资料中,对安装场地、安装位置、摄像头数量作了描述,关于监控的通路数、摄像头精度、数据存储要求、调阅要求、线路架构等细节均无描述,IT只做了传话筒的角色,球直接抛给了采购,老王又头疼了。

2、存在问题

原来,虽说S公司有IT管理部门,但主要是对现有资产作管理,IT管理课主管张科长也非IT专业出身,当公司需要新建IT项目时,技术薄弱的弊端便显现出来,比如,在提需求时,常描述不清此项目具体要什么样的硬件、搭什么样的架构、软件如何配置等。

其次,害怕规格提得详细后,采购按照配置清单作业,最终不太适配导致项目失败,也是不敢提详细配置的原因之一。

3、解决方案

建立需求模板,请需求部门按模板填写。需求部门不会填怎么办?供应商是个好老师!有困难找供应商!

老王与张科长沟通后,了解到问题的核心是“张科长本身对监控类的配置”这些参数模糊不清,心中没谱,所以不敢做细节上的确认。

你不懂没关系,我找懂的人过来教你!

一周不到的时间,采购约了三家监控类设计、安装、布线的厂商,有老王及张科长带领着去现场查看场地,确认监控位置,了解监控的精度要求。

在第一家厂商过来查看时,老王问供应商监控类的需求重点关注哪几个部分,供应商不知道是在考察他的能力还是在试探他的专业度,将监控类的系统要求,其他公司的优秀案例一五一十地做了分享。

在第一家看完后,老王和张科大概了解了监控系统总体功能和要求分为:

一、系统安全层面

需要支持灵活多级操作权限,设备控制权限,摄像机图像处理权限,联网调阅权限,异常报警联动等。

二,监控系统管理层面

对重要的系统操作有记录功能,视频丢失自动检测功能,灵活地报警布防撤防功能等。

三,硬件配置层面

360度可旋转摄像头、红外高清夜景摄像头、数字硬盘匹配、网络带宽计算等

用同样的方法与第二家厂商进行了沟通,在第二家厂商看现场时,老王已经懂得提出了系统安全层面的一些要求,张科也大概清楚哪里需要配360度可旋转摄像头,哪里需要红外高清摄像头。

通过第二家厂商的沟通,关于这三个层面的细节部分又有了深度的认识,比如关于报警联动部分,除了声光电报警外还可以实现语音提示报警,支持远程视频直接查看等,同时通过和第二家厂商的沟通,又追加了视频监控的可扩充性这一项。

等到第三个供应商前来查看时,老王和张科对视频监控的需求已经有了初步的框架,直接与第三家供应商探讨监控系统视频线、控制线、电源线、及报警电源信号线走向,及采用电管电桥架直接进入总监控室等细节问题。

看样结束,老王要求三家厂商各做一份方案说明,并列明物料清单

同时依据前面对监控的框架性了解,并结合其他IT类的需求考虑项,制作了一份IT类的需求模板,要求张科对目前的项目需求做一个需求说明,模板结构如下:

需求描述难,来一份需求模板(需求概述模板)

张科全程与老王一起参与了与供应商的对接,对需求部分也有了框架性的概念,此时再要求填写需求文档模板表相对没什么困难,两天时间,将清晰的需求描述整理给了老王。

需求描述难被老王借力打力的方式化解,老王泡了壶碧螺春,看着茶色,想着远方。

4、宫老师说

需求描述不清怎么办?来份需求模板。

需求模板不会填怎么办?找供应商,找咨询公司,找专业的第三方。

如果IT体量足够大,要同步推动建立专业的IT管理部门,由内部建立整套的IT评估需求评估管控机制,实现各个部门信息的互通,防止重复建设以及信息孤岛的产生。

特别需要注意的是,采购千万别做规格需求类的确认,防止后期背锅。

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