如何做好档案管理?3步搞定(如何做好档案管理-3步搞定工作)

档案管理看似轻松简单,却又是不可或缺的基础性工作。档案记录下公司发展过程中的真实面貌,延续企业的文化及历史;又能帮助业务部门以档案材料为依据,吸取过往经验及教训,做出合理决策。

作为档案员,如何进行档案管理,维护企业经验及成果的同时,辅助企业更好更快的发展呢?只需3步搞定~

1、预先准备

首先认识管理对象,只有社会或个人在社会活动中直接形成,保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录,才能称之为档案。

如何做好档案管理?3步搞定(如何做好档案管理-3步搞定工作)

文件是否办理完毕,如文件还在流程中,那就不属于档案,是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。硬性要求,有哪些文件必须要归档;根据公司年度计划判断本年度档案工作需涉及的部分:明确存放位置,既要保证档案安全性、私密性与完整性,又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求,量力而行。

如何做好档案管理?3步搞定(如何做好档案管理-3步搞定工作)

2、开展工作

确定档案管理制度与流程是关键,一般来说,档案工作的具体流程可分为:文件收集审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。

A 文件审核。专业性文件须经生成部门进行标准确认(哪些文件、原件/复印件、是否签字盖章等);非专业性文件则审核其流程及内容是否符合公司要求。另外,文件转化成档案的过程中,要站在档案的角度,审核其是否完整、连续、有效。

B 文件接收。交接双方应有文字性凭证,例如邮件或移交单等。应记录文件排列的顺序及规格,确认文件的页数、载体类型、原件或复印件等信息。

C 文件录入将直接影响后期档案的利用效果。录入文件时,应做到:信息遵从文件内容本身录入; 信息录入正确、完整;除文件本身信息外,需添加档案信息(如档号、类别代码、分类代码等);为便于利用者检索和查阅档案信息,需对文件信息进一步优化(摘要、关键字、备注说明等)。 每份文件起码要有全宗号、档号、年度、所属机构、文件题名、责任者、文件编码、载体类型、原件/复印件、保管期限等信息。

D 文件整理及归档。原则上按份整理,部分文件按套整理;实行纸质 电子结合的双轨管理制度。例如,重要电子文件做到打印留底归档;存放时应按照所属公司、年度、类型依次摆放。

E 库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。

3、后期利用,

档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用,才是档案管理的终极目标。

如何做好档案管理?3步搞定(如何做好档案管理-3步搞定工作)

畅飞扬档案管理系统

① 建立查询、借阅等制度,让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用,文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同(公开、秘密、机密、绝密),制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

② 根据档案信息,为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中,就可收集相应的数据及建议。

如何做好档案管理?3步搞定(如何做好档案管理-3步搞定工作)

新一代档案管理系统

畅飞扬新一代档案管理系统,提供纸质档案与电子档案统一管理,以档案全生命周期管理为核心,支持档案收集、档案整理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等全过程,构建一个数字化成果100%归档、有效防篡改、可查可验的数字化档案管理系统

如何做好档案管理?3步搞定(如何做好档案管理-3步搞定工作)

该系统实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目与检索、档案统计、档案提供与利用等业务环节的相关功能,实现对纸张,电子文件等资料的收、管、用、存等功能。

如何做好档案管理?3步搞定(如何做好档案管理-3步搞定工作)

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