由于广告公司每年都需要处理数千个制作订单，包括促销广告预告片和海报等，迫切需要一款能够高效管理和生产广告流程的软件。
在实施采购项目管理工具之前，广告公司的流程相当繁复，员工们需要使用约10到15个不同的Excel表格，难以全面掌握订购和已交付商品的情况。特别是在处理发票时，由于需要辨明已完成的工作和未完成的工作，情况变得一团糟。
在开始使用项目管理工具之前，员工通常是通过Excel和电子邮件来完成工作的。这种方式往往容易忽视细节。该公司最初只是想寻找一个在线系统，可以摆脱Excel表格，并能够每年管理数千个独特作品。他们希望这个系统能够通过时间表视图清晰地展示促销活动在时间轴中的位置，以及每个人正在进行的工作。但是当他们了解到Zoho Projects项目管理工具的功能时，仿佛打开了新世界。
1、提高了工作的透明度
项目管理工具在提供透明度给生产者和其他部门的同时，帮助确定优先级并启用规划，在开发最适合需求的流程和运营模型方面发挥了关键作用。使用项目管理工具使制作人在创作过程中能够清晰地工作，并明确项目的期限。
制作人可以了解到未来一周和下周的任务，并根据自己的意愿确定项目的优先顺序。例如，我们给他们提供了项目数量和项目期限。他们可以根据日期和截止日期对项目进行优先排序，使他们可以自由地在有创意的时候工作，同时也确保了透明度和一定程度的问责制。
2、简化的沟通和明确的工作流程
广告公司可以为视频制作、海报制作等分别设计一套定制化的工作流程，以高效管理整个生产过程，确保流程简洁高效。在这套流程中，每个步骤都清晰易懂，以确保所有参与者都能理解。
我们可以在Zoho Projects中专门建一个项目用来收集问题，营销团队通过在该项目中新建任务来记录所有促销请求。将所有请求整合到这个项目中，团队可以准确评估工作量并合理分配资源。该项目还充当创意简报的角色，制片人可以立即获取所需信息。这一做法不仅省去了跟踪口头和电子邮件交流的麻烦，还确保了所有预告片能够符合计划的信息和创意愿景。
3、更可靠的性能
在广告公司开始使用Zoho Projects项目管理工具之前，他们常常会错过最后期限，这给很多职能部门和团队带来困扰。有时候片子甚至可能在同一天发布，让人措手不及。一旦实施了项目管理工具，就能全面了解正在进行的工作、负责人和准备情况。
广告公司通过制作报告来识别为哪些客户制作了最多的视频，并跟踪为客户制作的视频。报告还可以将历史促销活动的所有信息集中起来。在我们召开制作会议时，项目管理工具会根据准确和最新的信息来生成报告。这些报告还可以显示每个制片人正在制作多少视频，谁可能有额外的能力，或者谁的项目超负荷。从根本上来说，项目管理工具让我们了解各位员工正在做什么，以便确保他们的工作负荷合理分配。
4、提高会议效率
通过使用项目管理工具来安排会议，并推动议程，会议的动力和效率得到了提升。现在每次会议都会安排任务，这使得会议更高效。每个人都清楚我们要讨论什么及谁负责什么。会议结束时，会核对子任务，以确保涵盖了所有必要的主题。使用项目管理工具给他们的会议提供了结构，这意味着团队可以将更多的时间花在进行创造性和有影响力的促销活动上，而不是在会议上扯皮。
5、报告和仪表板
报告和仪表板是用于展示信息和数据的工具。报告是一种书面的说明，内容通常较为详细，用于向特定的观众传达特定的信息。仪表板则是一种可视化的工具，通过图表、图形和数字等方式展示数据，以便观察者可以快速地理解和分析数据。报告和仪表板在各个领域都有广泛的应用，例如企业管理、市场分析、财务报告等等。它们不仅能帮助决策者做出准确的决策，还能帮助其他人更好地理解和利用数据。
在Zoho Projects项目管理工具中报告是可以按需定制的，您可以创建这些报告来快速搜集任务和项目的数据。通过报告，广告公司可以全面了解工作历史和工作量，并且能够合理分配资源，而不必花费大量时间处理电子表格。促销部门使用仪表板可以获取生产的高级概览。“从中很容易看出每个人在做什么，特别是当你有高优先级任务时，比如必要的呼叫。我们可以轻松地确定优先级顺序。”
6、文档存储
对广告设计公司来说，Zoho Projects的文档功能可以创建、上传和存储各种类型的文档，如设计稿、创意方案、视频等。整个团队都可以方便地访问和共享这些文档，这有助于提高团队之间的协作和沟通效率，促进更好的创意和设计讨论，并确保所有相关意见和反馈都可以集中在同一平台上。
Zoho Projects的文档功能允许您为不同的团队成员和外部合作伙伴设置不同的访问权限。这样您可以确保只有相关人员能够查看、编辑或评论敏感的设计文件，保护知识产权和客户信息的安全性
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