Excel是一个老牌又年轻的产品，说它老牌，是因为我们所有人，在拥有自己人生中第一台电脑时，第一个安装的软件就是office套装；
说它年轻，是因为这么多年了，地位还是屹立不倒！
熟悉我的老粉都知道，我喜欢看招聘JD，看多了JD，会发现除了硬性的PMP证书条件以外，还有一项非常重要的能力——
很多公司招聘项目经理，都会加上这么一条：要求熟练运用Excel，有时候甚至不提Project，也要写上会用Excel。这是为什么呢？
其实原因主要有两个：
1、领导/甲方电脑里不一定有Project，但Excel人手一份！2、Excel实在是太强大了，项目中95%的问题，都可以直接用它搞定！
废话不多说，今天老原现在就给大家讲讲怎么用Excel搞定项目
今天的内容，主要分2个部分：
1、怎么用Excel进行项目管理？
2、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率？
看完，记得点赞支持一下老原。
一、怎么用Excel进行项目管理？
Excel在项目管理的全过程中，都扮演至关重要的角色，大概的一个流程我也整理成一张图，可以让大家更清楚的看到，每个环节中的Excel，都在做些什么？
方便对照接下来的文字进行展开理解。
01用excel进行任务分解
正确分解任务，是项目成功的第一步，也就是WBS。 如何进行WBS分解 目标→任务→工作→活动
至于要怎么用好WBS，这篇文章就不展开赘述了，大家可以回顾一下我之前关于WBS的分享。
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无论是使用excel，还是使用project，或者是其他工具，任务分解都是第一步，学会分解任务,只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。
任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：
02用Excel搞清任务关联
在项目进行中，经常出现这种情况：同事小王急匆匆来找你，撂下一句：任务截止时间我完不成了，要延后2天！
对方这样做，可能还理直气壮：我总是提前告诉你了，总不该不答应吧？
这时候，任务关联图就至关重要了。
你可以凭借这张表，有理有据的告诉他，不是我答不答应，你要看你背后的任务答不答应，它们得负责人答不答应！
你如果延后，你的后置任务B就无法如期开始，任务B延后呢，又会影响任务C无法正常开工……
因此，若要中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起，评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。
03用甘特图优化任务分配
虽然颜色是丑了点，但是将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。
这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。也就是与负责人相匹配。
因此，在一个小项目里，我们可以为各种角色指定一个标志色。
如此，他打开这个计划表，直接搜寻他的标志色，就可以清楚地看到他的任务和进程。
——在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。
在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：
04 关键里程碑
所谓关键里程碑，是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。
如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。
将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。
05 妙用冻结窗格，Excel一秒变Project
Project做出来的计划表，在拖动查看视图时，日期行和任务行锁定能够在原地不动，其实Excel也可以做到！
使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。
07 其他实用技巧（注意事项）
1-除非特殊的情况，比如给领导展示或是其他，自己的源数据尽量不要用合并的功能
合并后的表格不能参与其他的excel功能，比如我经常用到的“插入 表”、“插入数据透视表”、“插入数据透视图”功能，而且筛选功能也因此受到影响
合并后的表格在进行函数计算的时候非常容易出错
2-给领导展示表格时候，一定要美观！美观！美观！具体是以下几点：
避免出现太多种刺眼的颜色，这样会在整体上给人凌乱的感觉，而且会让人分不清主次
表格的字体和对齐方式一定要统一，不能出现数据在表格中乱放的情况
文本格式的数据，在一行显示不了的时候，可以通过“自动换行”方式进行。但要注意协调同类行的行高
整理过的表格，不论数据多少，在进行最终保存时，一定要将A1设置为活动单元格，方便协作同事进行数据操作
二、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率？
过多的功能也不多介绍，好用的东西在精不在多。分享一些在我的实际工作中，真的有用的一些Excel小习惯/小技巧。
01“把Excel当word用”
虽然这是一句玩笑话，表格真正的功能是数据处理好吗？但现实工作中，一些信息放在Excel里会变得更加直观。这些信息，有一个统一的名字，叫做「清单」
相比Word，Excel在做文档方面确实有几个优势。
1- 信息梳理更清晰2- 图片排版更方便3- 表格分页很轻松4- 记录数据易统计
02Excel的一些职场好习惯
也很多同学会私下问老原一些Excel方面的问题，其实很多问题都源于习惯。
我也总结了xx个Excel的好习惯，都非常非常的简单，简单到你平时都注意不到，但是一旦养成了习惯，除了让自己效率提升，更重要的，可以也让同事觉得你做事很让人放心。
1、工作表名称不要用sheet123
类似的，文件名字也不要用默认的【新建 Microsoft Excel 工作表】。花5秒给表格起个名字，说明表格的用途，既方便自己，也可以减少和同事时带来不便。2、给表格加个目录学员表格发过来，打开一看十几个工作表，我基本就放弃了。- 每个工作表是做什么用的？- 问题出现在哪个表格中？- 表格的相互关系是什么？不同的工作岗位，这个信息差就像一座大山一样。或许给你解答的项目管理问题很简单，但是对方不想翻过大山再给你解答！
加一个目录，配上超链接跳转，把“大山”移走。3、修改表格时先另存备份模板类的表格，使用之前一定要对空白表格、原始模板另存备份，谁用过谁知道，清空模板里的数据，也是一个体力活。
4、打印前先预览页数
每个用表格的人都有过这样的经历。
表格明明只有一页，打印出来有好几页，每页内容还不全。这是表格打印预览没有设置好。
这4个好习惯，背后其实是一些职场沟通合作的习惯。
第一，存档复盘的习惯。
对工作进行留档备份，总结优缺点，及时改进和提升。比如：表格另存备份，打印前确认预览效果
第二，交付利他的习惯。和同事合作时多为多方考虑一些，保证自己工作产出质量，对方接手更轻松、没有有疑惑。比如：文件命名的习惯，不全选复制、先完成工作再研究高级方法。
话说回来，不管是用什么软件，完美完成项目的关键还是在于人。只有团队有足够的执行力，工具才能发挥出更大的价值。
项目经理是需要极强的沟通和协作的岗位，工作中多点“利他思维”，项目推进一定会顺利得多！
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