会议费用控制管理办法(会议费管控措施)

第一条 为加强和规范公司会议管理,减少会议费用支出的随意性、降低会议费用,特制定本办法。

第二条 本办法所指会议费用,指公司各部门因召开和参加会议所发生的费用支出,包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。

第三条 职责划分

(一)行政职能管理部门负责审核会议申请,并统一安排各类会议。

(二)财务部负责对会议费用情况进行全程监督、检查。

(三)各职能部门负责拟订会议申请。

第四条 会议费用控制管理遵循原则

(一)统筹规划,预算控制。各部门应根据会议计划编制会议费用预算,纳入费用总预算统筹规划,对会议开支实行年度和单项预算管理。

(二)分类管理,明确标准。各部门应按性质和重要程度对会议进行分类管理,通过明确各类会议的天数、人数、费用标准,管理和控制会议支出。

(三)严格审批,据实列支。各部门应严格执行会议审批制度,按规定流程审核审批会议支出,据实列支。

第五条 会议费用预算

(一)会议费用严格实行预算管理。各部门组织召开的各类会议,均需向行政职能管理部门报送会议预算,报财务部审核。

(二)在已经确定的经费预算内,财务部要从严掌握会议费开支标准,认真审核各部门会议费预算。

(三)会议费用应本着节约的原则使用,不得超支。

第六条 会议费用申请

(一)各部门每月需按年度会议计划安排,按有关预算管理的要求向行政职能管理部门报送会议预算计划,行政职能管理部门汇总月度会议计划。

(二)各部门在会议召开前要填写“会议审批单”,并由行政职能管理部门负责审批。

(三)预算范围内的会议费用,应当由承办部门进行统一管理、控制使用,不得超支。

(四)确因特殊情况需要召开的临时会议(包括承办上级会议),需报主管副总审查,经总经理审批后方可召开,并报行政职能管理部门备案,否则财务部不予付款或报销。

第七条 会议费用报销流程

(1)预算内费用报销流程。各部门相关人员在会议结束后,须如实填写“费用报销单”,核对报销凭证和金额无误并经本部门经理审核签字后,交财务部报销。

(2)预算外费用报销流程。各部门相关人员在会议结束后,须如实填写“费用报销单”,并注明原因,核对报销凭证和金额无误并经部门经理审核后,由主管该部门的副总经理审批,交财务部报销,并报行政职能管理部门备案。

第八条 会议就餐限额管理

会议就餐原则上按照《招待费管理暂行细则》制定的相应标准执行。

第九条 会议费用报销注意事项

(1)各部门会议费实行一会一报销,报销时需提供会议预算、发票等相关证明文件。

(2)会议报销应及时,原则上在会议结束后七天之内办理完毕。

(3)报销费用时,需严格遵循公司费用报销程序,统一报销。

第十条 会议费列支科目规定:

(一)董事会、股东会列管理费用董事会(股东会)相应明细科目中支出;

(二)企业年会列管理费用股东会相应明细科目中支出;

(三)经理办公例会原则上确有支出产生的,列管理费用相应明细科目中支出;

(四)商务会议确实支出的,列入销售费用相应明细科目或项目中支出。

第十一条 本办法由行政职能管理部门负责编制、修订与解释。

第十二条 本办法经经理办公会审议批准后,自发布之日起实施。

会议费用控制管理办法(会议费管控措施)

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