由于档案管理其数量巨大、繁复性、特殊性、重要性、历史性、真实性等特征，让许多企事业单位在这部分的管理明显跟不上现代信息化发展水平，因此图文档案管理系统目前需求将会增大。传统的档案管理主要痛点表现的问题如下：
1、档案管理出现了无序化、凌乱、不标准
2、档案管理员日常工作量巨大
3、检索费时间，档案利用困难
4、未达成企业信息化带来的无纸化归档要求
5、未按当地档案管理国家需求标准
在办公信息化发展起来后，很多企业、单位的所有办公流程、邮件、收发文、公文、公告等重要业务，全部实现无纸化办公存储。其中重要的公文、流程、收发文等，按照企业管理规则，全部需要归档保存；还有OA系统中流转传递的种种重要邮件、文档、公告等，也有归档的需求。个人空间有限（100-200M），很难满足企业、单位内部的所有邮件、流程、图文、公文的永久保存的。所以在此情况下，重要文件的归档管理需求，显得更加突出。
所以让企业重要的信息文档安全保存，方便检索、可再利用，是档案管理信息化必须要解决的问题。
二、图文档案管理系统设计目标
建设高效规范的企业档案信息管理系统，是提高企业管理信息化水平、促进企业发展的重要基础之一。档案信息系统建设目标是：
1、实现所有档案管理工作信息化
会博通图文档案管理系统功能可以满足档案收集、整理、归档、管理、利用、检索、审批、查阅、销毁等整个档案全生命周期的管理，代替了以前档案信息的人工分检与人工查阅。尽最大可能做到将所有资料电子化、信息化、数字化管理。
2、实现企业OA系统并行安全归档
建设OA协同办公系统中的图文档案管理系统，实现企业OA办公平台中几乎所有重要工作内容的及时归档和管理。保证OA系统负载均衡，轻负担运行，同时也保证企业无纸化办公中，重要流程、公文、文档的科学企业管理。
3、提升企业档案管理水平，加快检索再利用速度
企业档案不仅是企业发展的宝贵历史和财富，也是未来产品更新换代、科技探索进步、制度变更完善的重要资料库，为一代代企业管理、技术、应用人员提供着无限的资源和支持。所以为满足企业日益加快的发展速度，必须重视档案信息化管理，提升企业重要产品、科技、文件、制度等文档资料的检索、查阅、再利用的速度。建立完善的企业重要资料档案库，实现所有档案的电子化、信息化管理、双线管理，通过先进的检索工具，实现企业资料的快速查阅、科学变更、及时积累的功能。为企业发展带来便利。
4、提高企业档案管理安全管理水平
所有档案信息化管理，采用双线备份、实现企业档案资料线下纸质、线上电子存档的双线管理，帮助企业将重要的产品技术、科技信息、项目成果、工程资料尽最大可能实现电子化、代码化管理，线下线上相结合。保证这些重要资料的安全保存和管理。
三、图文档案管理系统功能架构
图文档案管理系统架构就是根据真实实践需求来“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的设计原则，将系统分为采集、管理、利用、注销4大部分。如下图：
档案信息管理系统整体功能架构图
四、档案信息管理系统技术架构设计
1、存储方式设计
在图文档案管理系统中用户可对文件进行同步归档，可以极大节省了用户审核、手工收集的麻烦。
众多图文文件在被采集归档管理时，就会被同步复制到档案数据库中进行数据保存，用户可以在系统上重新分类保存。而档案数据库对文件、电子化内容的保管，安全级别更高，实行全库归档模式运行。非自然灾害情况下，以上内容信息要求必须安全保存，不可损坏、丢失。
图文档案管理系统存储方式设计
2、存储内容设计
图文档案管理系统采用矩阵列表设计，不但能够方便存储普通文档、图文类资料，还可存储音频、视频、链接等各类多媒体素材资料。数据库可以保证大容量、多媒体电子档案的安全、稳定存储与查阅、借阅。做到管理不损耗、安全保存、不丢失。
3、图文档案管理系统功能设计
图文档案管理系统依据企业档案管理流程，分为信息收录、档案整理（四性检测）、档案管理、档案利用、注销等多种功能模块，可以完整实现档案生命周期管理，实现档案信息数字化管理建设。
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