大数据背景下档案管理与文化建设初探（大数据在档案工作的应用）

韩晓萍 济南市历城区自然资源局

档案管理是十分复杂的工作。档案管理包含收集、整理、保管等内容，这足以看出其是需要花费 大量的精力和时间去进行的一项工作。而随着信息化和网络化时代的到来，档案管理和文化建设有了 新的工作方式。大数据背景下，档案管理与文化建设都开始利用大数据，通过构建网络档案，借助先 进的网络技术来优化和促进文化建设。但是由于大数据的不可控性，档案管理与文化建设在很多领域 还没有利用大数据，并且相关工作人员对于大数据在档案管理与文化建设中的使用不熟悉。基于以上 情况，文章对档案管理的管理方式展开探讨。

档案管理工作是为我国的文化、经济、政治服务 的，它是国家统一集中进行的，所以大数据背 景下的档案管理需要更加谨慎。时代在变化发展，档案管 理与文化建设也要顺应时代的变化。在大数据背景下，档 案管理和文化建设工作的展开都是有很大难度的，所以要 利用先进的技术进行管理和建设，大数据时代能够给档案 管理和文化建设提供更加优质的工作保障。

档案管理与文化建设的主要内容

档案管理包含八项工作，分别是档案收集、档案整 理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目、档案检索、档 案统计、档案编辑、档案研究和档案提供利用。从这八个 方面可以明确档案管理工作的强度和难度。在大数据之 前，档案管理内容是具体的纸质的，需要大量的工作人员 去整理和管理。八项工作都很重要，都是必不可少的， 它们是一个有机的整体，共同组成了档案管理。档案中的 内容都很重要且有用，社会对于档案的需求也在不断地提 高。在国家发展的每个阶段，档案管理工作都是十分有意 义的，它能够服务于社会的经济、政治与文化。档案管理 系统是国家重要的文献信息系统之一，其对于整个社会的 科学能力都有着重要影响，是社会信息系统的基石，所以 档案管理是需要所有人都重视的一项管理工作。档案管理 不仅对于某些单位有意义，对于整个社会也具有长远的历 史意义。社会当中的每一个人都会有档案，无论是学生还 是工作人员，转学或是工作调任，档案都是必不可缺的。 文化建设则是国家对于教育、科学、文学艺术等文化事业 发展的规划与建设。文化是一个民族的血脉，一个国家的 文化氛围影响着整个国家的精神面貌。文化建设的任务就 是用当代最新的科学技术成就提高人民群众的知识水平， 就是通过制度培养新一代社会主义接班人，就是通过对活 动的建设以及宣传，丰富我国国民的精神世界与精神生 活。简言之，文化建设就是为了让我国公民能够丰富自己 的精神生活，进一步提高全民族的思想道德素质和科学文 化素质，让每一个中国人都将优秀传统文化铭记心间，从 而推动整个中华民族的精神面貌建设。

档案管理与文化建设现状

管理工作人员意识不强、素质不高

档案管理在过去很多人的认知当中都是较为枯燥且简 单的工作，很少有高质量人才愿意主动加入档案管理工 作，相关单位在招聘时也会适当地降低对档案管理人员的 要求。所以档案管理与文化建设的工作人员整体专业素质 不够，工作能力以及工作理念方面也就较弱。此外，大部 分管理人员对于新时代的发展趋势缺乏应有的敏锐性和洞 察力，而新的管理人员又是根据前人的工作经验以及工作 方式进行管理的，不仅缺乏专业的管理知识，也没有顺应 时代对管理工作进行创新与改变。对档案管理以及文化建 设没有进行创新，也没有实质性的实践，这导致档案管理与文化建设停滞不前。而且很多档案管理人员并没有主 动维护以及保护档案资料的意识，不重视对档案资料的管 理，在日常工作当中按部就班，这很容易造成资料的缺失 和破损。档案管理人员对文化建设没有自己的见解，只是 机械地去完成自己的工作，同时由于他们缺乏管理意识， 也会在一定程度上造成档案管理以及文化建设的缺失。

档案管理方式与技术落后

目前大部分档案管理机构仍然是延用过去的档案管理 方式，只是机械地对档案资料进行整理，而且由于网络 信息化程度的不完善，档案管理中还有很多资料都只使用 纸质化的管理方式，很多过去的档案资料也仍然只有纸质 存档。纸质存档存在很大弊端，一旦发生自然灾害，或者 管理人员在工作中出现差错就会导致档案资料缺失或者受 损。总之，目前的档案管理方式仍然较为落后，没有及时 利用大数据进行管理。而且由于档案管理制度是多年前制 定的，且很少进行改变或修订，时代又在不停变化，管理 人员对制度的概念也变得逐渐模糊，制度并不能适应新 时代的发展，不健全的制度也在很大程度上导致了档案管 理以及文化建设的落后。最后一点就是档案管理的技术较 为落后。新时代的档案资料管理在逐渐普及大数据管理方 式，但是很多管理人员不了解新型技术。缺乏专业的技术 人员进行管理，就会导致档案管理不能使用新型技术，工 作变得更加迟缓以及不便利。

硬件设施不足

我国人口数量繁多，档案管理与每个人息息相关，档 案工作十分繁重，所以在很多方面需要技术以及硬件设施 的帮助。也正是由于档案管理工作繁重，硬件设施也就需 要达到一定的标准。但是档案管理工作在众多工作当中常 常容易被忽略，在硬件设施以及经费方面存在不足，导致 档案管理不能创新升级，落后于时代的发展。而硬件设施 的不足就会增加管理人员对于管理工作的工作难度以及工 作量。工作量大，工作效率就会降低，管理人员也很容易 失去对管理工作的热情。在这样的情况下，就可能导致档 案管理工作不能按时完成或者完成的质量较差，其在需要 使用时有可能出现问题。

档案管理缺乏统一性

档案管理工作在不同的部门当中有着不同的分工内 容，而不同的部门行为处事的方式都会有所不同。由于档 案管理制度不完善，也没有强调各部门之间要如何整合工 作，所以在工作方面就会缺乏统一性。缺乏统一性，档案 管理的资料就很难进行修改或者调用，也就会制约档案管 理工作的信息化进程。大数据信息化的前提条件就是档案 管理的资料能够统一进行调用，基础工作的规范化和标准 化。档案管理的统一性也会使转移档案更加便利，但缺乏 统一性，就会导致档案管理的电子化难以实现。档案管理 的业务基础差，资料质量不高，各类档案之间的兼容性不 强，在进行转移时没有统一的标准，就不能全面实施档 案管理工作，也就达不到对档案管理的文化建设的标准 与目标。

档案管理文化建设较少

在某些方面，档案管理与文化建设是两个方面的内 容，但其实，档案管理与文化建设都是国家民生的一种建 设。在大数据背景下，档案管理以及文化建设都突显出了 很多问题，过去档案管理文化建设是能够直接展开的，但 是目前的程序较为繁琐。很多都是电子信息化内容，可是 档案管理人员并没有达到电子信息化的标准。文化事业在 近些年越来越受重视，文化与我们每一个人都紧密地联系 着，所以人们逐渐加重了对文化事业的重视。目前档案管 理当中的文化建设很少，而且档案管理中的文化建设也存 在很多问题。

大数据背景下档案管理与文化建设的发展

档案管理与文化建设主要包括四个方面的内容。第一 个是为文化建设提供档案数据的支持。因为我国的文化建 设主要是根据人民的现状以及需求来开展的，通过档案数 据资料就能够精准地进行文化建设。第二个是将档案资料 发展为文化产品。档案是人类历史文化的传承，过去的很 多档案资料都是能够展示那一时期的文化面貌的，所以将 档案资料发展为文化产品能够很有效地展示中华民族优秀 文化。第三个是为文化创新建设建立档案，我国的每一个 文化建设都有它独特的作用，所以要将文化建设记录下 来。第四个是建立一套高效科学的档案文化，档案资料也 是文化的一部分，档案文化建设要符合现代化、科学化 的发展需求，档案管理相关人员要不断丰富档案文化的寓 意，发掘档案文化的价值。

大数据背景下如何推动档案管理与文化建设进步

加强档案管理人员的专业技术素质

我国大部分企事业单位都没有设置专业的档案管理人 员，因此，负责档案管理工作的员工往往身兼多职，他们 没有足够的时间和精力做好档案文化建设的创新，对于这 部分工作的绩效考评也是无从依据，导致很多档案管理工 作再三延迟，工作效率和工作质量更是不可言喻。首先， 档案管理人员的工作责任意识薄弱，缺少对档案管理重要 性的认识。他们大多认为档案管理只是做一些档案信息的 整理、分类和保存，把信息一字一句地按照实际情况录入 电脑即可，这些表面工作并不能激发他们的工作热情，缺 乏明确深刻的认识是影响档案管理工作有效开展的重要原因之一。同时，大部分企事业单位在档案管理人员的安排 上都存在一个“通病”，习惯性地让一些知识水平不高 且年纪较大，甚至没有接受过专业岗位职能培训的员工上 岗，然而，在信息化大数据时代背景下，他们对新鲜事物 和新知识、新技能的接受能力是十分有限的。最后，档案 管理人员缺少科学的档案知识储备，这是影响企事业单位 实现档案管理基础工作和推动档案文化创新的重大阻碍。 在大数据背景下，我国企事业单位的管理水平逐步提升， 档案管理模式也在不断的探讨中显著进步，通过一些常 用搜索引擎，企事业单位能快速便捷地获取第一手档案 信息。

档案管理人员不仅是档案资料的“搬运工”，还是档 案管理的“美化工”，在做好基础档案信息收集的基 础上，还需要把重点工作放在档案的归纳整理和资源 优化上。

增强档案管理文化建设意识

档案资料对于我国来说是很重要的文化资料，有着极 其珍贵的价值，所以需要重视对档案的管理。但是很多档 案管理人员缺乏文化建设意识，并不理解档案管理文化建 设的意义，这就需要部门系统对档案管理人员进行统一的 培训，提高档案管理人员对于文化建设的意识，并且鼓励 他们主动提供想法，推动档案管理文化建设不断进步。

完善档案管理制度

档案管理制度能够强制性地让档案管理人员按照制度 进行工作，限制档案管理人员的行为，还能让他们在正确 的指导下进行工作。我国档案管理部门应当在现有档案管 理制度的基础上完善档案管理制度，根据时代的变化以及 技术的发展，创新以及完善档案管理制度。另外，还要对 档案管理部门进行调整，根据目前档案管理的变化，调整 各工作人员的职责，创新与改变工作规划，以便能让每一 个员工都各司其职，达到档案管理制度的标准。在大数据 背景下，要重视专业技术人才，以及对档案管理制度以及 员工工作配合进行及时调整。

加强档案的信息化管理

档案管理工作十分繁重的一个原因就是纸质档案的数 量过多，不便于管理。所以要加强档案的信息化管理，使 用更加先进的设备整合档案，减少档案管理人员的工作量 以及工作难度。档案的信息化管理也能够避免某些自然灾 害对纸质档案的损坏，更加方便保存，还能够减少档案资 料的磨损。对档案管理工作进行文化建设也少不了对档案 的信息化管理，科学合理地运用大数据能够更加便捷地获 取文化建设所需要的信息，从而进行文化建设。所以档案 的管理要跟上时代的潮流，合理利用大数据以加强档案的 信息化管理。

增加档案管理文化建设

档案管理和文化建设是紧密联系的，能够在不同的情 况下相互影响。档案资料能够反映整个时期的文化氛围， 所以对于文化建设有十分重要的借鉴作用。对档案管理进 行合理规划，能够有效地促进文化建设。而文化建设有助 于提高我国公民的民族认同感，有助于传播中华优秀传统 文化，因此档案管理文化建设是重要的国家目标。档案管 理人员要对档案资料进行分类，整理出文化建设的主要路 线；要开展相关文化活动，推动文化建设。通过档案管理 进行文化建设，使用新时代的方式进行文化传播与传承， 从而提升档案管理文化建设的内涵。

大数据时代与网络信息化能够给档案管理以及文化建 设带来很大的便利，但是由于数据以及网络的不稳定性和 不安全性，很多管理与建设方面都需要工作人员提高注意 力，建设相关防护网站等。大数据时代与网络信息化也给 档案管理和文化建设带来了挑战，所以要通过对大数据背 景的分析以及对档案管理与文化建设的理解，克服困难与 挑战，通过各种措施改正档案管理出现的错误，减少文化 建设的不足之处。总而言之，大数据背景有助于更好且便 捷地进行档案管理与文化建设，同时也需要不断的努力去 完善。

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