大家好，今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——设计电子文件归档和电子档案管理系统四大工具。
前言
为了有效解决电子文件归档和电子档案管理中存在的数据异构问题所造成的电子文件接收难、电子档案管理难、利用难和长期保存难。课题组设计了电子档案收集、管理和利用过程的四大工具。
通用数据采集工具一一解决电子文件接收难
通用数据采集工具可以根据需要对其他信息系统目录数据和全文数据进行采集，以满足电子文件收集积累的要求数据采集工具提供基于数据层和逻辑层二种数据采集方法，相辅相成，可以完成不同情况下的数据采集任务。
整个采集工具由四部分功能组成
一是数据导入功能：可实现各种格式电子文件和源系统各种数据包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及导入
二是数据管道功：可以连接各种常见数据库(如 Oracle、 MS SQL Server等)，并可进行源系统和目标系统的字段匹配以及异构数据导入
三是程序调用接口功能：针对电子文件形成源系统提供的各种程序调用接口( Web Part、DLL、OCX、 JavaBean等)，可实现封装和调用，并从中获取数据；
四是数据交换引擎功能：规定了标准的数据交互方式，使构筑在数据交换引擎之上的信息系统可以遵循统一的数据交互标准，进行数据交互。
电子档案文件格式转换工具——解决电子档案管理难
电子文件的类型主要可分为文本文件、图形文件、图像文件、音频文件和视频文件等五大类，各类文件又有不同的文件格式，如：文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多种格式和多种版本。各种文件格式和版本一般都需要特定的阅读软件，可以想象，各类文件多达几百种的格式将对各单位电子档案的管理工作造成诸多困扰，随着格式的日益繁多，给电子文件的长期可读和有效利用带来严重威胁。
为了解决这一问题，通过集成电子档案文件格式转换工具，尽可能地将各种档案文件格式转换为适合管理、能够长期有效保存并且方便利用的格式，为电子文件的归档、电子档案的管理和长期有效利用提供方便。
离线备份工具——解决电子档案长期保存难
目前，影响电子档案长期保存的主要问题有自然灾害、人为原因、系统故障、保存载体寿命等，开展电子档案的离线备份、复制多套副本、进行异地保存将有效减少以上问题所带来的电子档案损失。
但是，一般的系统备份工具较为专业，操作上需要一定的信息技能；备份数据对计算机软硬件环境的依赖性较高，难以适应电子档案的备份需求，为维护电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，课题组通过高线备份工具，利用物理组盘、文件加密、标签打印、脱机查询及只读光盘防数据删改等功能，为档案部门实施电子档案离线备份、封装和交换提供简单易行的工具，使电子档案的长期保存问题简单化。
该工具的主要功能如下：
(1)物理组盘功能。将电子档案按照一定的规律自动汇集，在文件服务器上生成一张指定载体(如光盘)大小容量的文件夹，该文件夹名称与生成的载体编号相对应，同时在文件夹下生成电子档案文件目录、载体标签，以便实现光盘刻录和载体备份。
(2)备份制作功能。工具内置FTP下载软件和光盘刻录软件，首先可以快速地从文件服务器中下载物理组盘形成的文件目录，同时可以方便的驱动客户机上的存储设备，如光驱等，完成备份制作功能。
(3)标签打印功能。当客户机上安装了标签打印设备时，系统可以自动驱动设备完成存储载体表面的标签制作。
(4)脱机浏览功能。工具内置电子文件离线浏览功能，在备份制作的同时，将脱机浏览程序保存到载体中，这样管理人员在浏览电子档案时可以启动脱机浏览程序实现对存储载体中电子案的查询和浏览，不需要文件形成源系统的支持，大大方便了用户操作。
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