管理修炼:管理者如何主持会议?会议管理必须打造高效的会议体系

作者:郭朝刚

会议,作为一项经常性工作项目,这是每一位管理者都必然面对的重要问题。会议作为传情达意、信息沟通的媒介,开会目的主要是为了解决问题、传达文件,形成会议决议,为下一阶段工作开展奠定良好的基础。

根据相关咨询机构的不完全统计,各类企业的各级管理者,平均有80%的时间都消耗在会议方面。也难怪有些人戏称:领导不是在开会,就在准备开会呢。

作为一名管理者,不论是高管、中层、还是基层主管,你是否可以高效主持一场会议呢?今天,郭老师就与大家一起探讨会议管理的若干问题,以及如何建立高效的会议管理体系。

管理修炼:管理者如何主持会议?会议管理必须打造高效的会议体系

各级管理者,特别是高管们,管理一个组织,或是分管若干部门,应当具备优秀的会议管理能力,明确会议目的、需要解决的问题、流程、人员与时间安排等,从制度安排,到预算计划,方方面面落实到位。

各级各类会议中常见的问题清单。

会议召开前期、中期、以及后期,如果没有策划准备充分,必然就会出现这样或那样的问题,大多数问题分类整合为如下情形:

1、会议主题不突出,目的不明确。

总而言之,就是会议跑题了,偏离了开会的初衷。作为管理者,必须明白在组织一场会议之前,必须明确会议究竟是为了解决什么问题而召开。常见的会议主题:传达上级指示/文件精神、项目研讨、报告讲座、日常例会等。在召开会议之前,必须做好调研与详细的策划工作。

2、没有明确的会议研讨议程,或者流程不清晰。

组织者在召开会议之前,准备好书面的会议日程安排,明确每一阶段的内容,落实责任人与时间安排等。在执行会议议程时,按部就班地实施,不要跑离主题,不能不按流程执行。

3、参会人员分类不清,或是参会者的角色功能缺失。

会议所涉及的人员,包括主持人、报告人、参会人、列席人员等。必须根据会议主题,做好全面设计与安排。并且通知到位,确定参会人员名单,明确相关人员的角色安排。

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4、会议的建议与意见得不到充分研讨与彼此尊重。

会议负责人,必须提前安排好记录人员,充分听到各方的建议与意见,不能偏听偏信,否则,会议就会流于形式,背离主题而达不到预期效果。合理安排,做好记录,议而能决,议而有果。

5、会议没有记录以及没有跟踪措施。

会议一定安排记录人员,落实责任人、执行措施,以及完成时限等,指定人员记录会议内容,会后整合好记录并分发参会人员,以便于下次会议时跟踪会议决议的执行情况。

组织必须建立明确的会议管理制度。

一个组织,会议是经常性的工作。管理者履行职责,会议也是一项关键体现绩效的措施。管理者,必须明确会议的主题目的,不能为了开会而开会。

建立明确的会议管理制度,这是管理者需要提前做好的基本工作职责。示例如下所示。

管理修炼:管理者如何主持会议?会议管理必须打造高效的会议体系

会议管理制度,主要包括:目的、原则,会前准备事项、会议纪律、会中要求、保密事项、会后落实、其他事项等。

一套完整的会议管理制度,除了具有如下的会议管理的文字方面的制度之外,还应当具有会议的流程,以及会议所需的通知、签到、记录等各类表单。大中型的企业,还建立了各自的会议智能信息管理系统,通过系统来预约会议室,分发会议通知,通过网络软件、APP等来组织线上会议等。

如何打造高效的会议管理体系?

管理者基于调查研究,建立规范高效的会议管理体系,其基本管理模型就是5W1H。

一个完整全面的会议管理体系,必然包含如下关键要素:

1、Why 会议目的意义。

必须明确到底是为什么要开这个会?是否可以不开?开会需要解决哪些问题?开会必须是师出有名,解决实际问题。不开无意义的会议,更不能为了开会而开会。

2、What会议议程、事项、材料等。

会议的内容,包括但不仅限于所组织会议的议程、涉及到哪些具体事项,需要提前准备哪些材料,在会前需要责任到人,检查跟踪落实情况。如此,在开会时方可有效实施。

3、Where会议地点。

会前必须制定具体的开会地点,以及相应的交通参考路线,或者组织者所提供的交通工具。在会议通知中明确告知所有参会人员。

4、When会议时间。

会议所涉及到的开始时间、结束时间,必须提前有一个规划,并且明确在会议通知中明确,如有异常需要及时调整,并告知参会者。

管理修炼:管理者如何主持会议?会议管理必须打造高效的会议体系

5、Who会议人员。

参会者,包括:负责人、主持人、报告人、参会人员、列席人员。落实责任人全部通知到位,并且收到参会人员的反馈。

6、How 如何落实会议决议。

会议的内容,经过研讨所形成的各项议程、会议的决议,会议所取得的成果。通过会议管理系统,从计划到实施,从实施到记录,从记录到跟踪落实,每一个细节必须明确细则,做到人人都管事,事事有人管,人事相宜。

管理修炼:管理者如何主持会议?会议管理必须打造高效的会议体系

小结。

高效的会议,从策划到实施,从研讨到决议,从记录到成果,必须基于制度全面系统,建立会议管理系统,根据会议流程来有序执行,责任到人,做好高效的时间管理,落实到位,追求成果。

会议管理是一项极为复杂的管理性工作,必须遵循以终为始的理念,掌握会议管理的技巧并非一日之功,各级管理者必须通过书本学习,在实践中学习,从会议中学习,学无止境,学有所成,思考得失,悟有所得,终能成事。

本文作者:郭朝刚,奇哲创始人,中管院客座教授,高级人力资源管理师。

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