光合空间:从精细化合同管理出发,为产业园区运营管理提效

产业园区是中国经济发展的主力军与重要载体,北京在这几年中的园区发展,更是受到多方重视。

光合空间产业园总建筑面积3万多方,园区集办公区、孵化器、创意办公为一体,并配备商务休闲区、咖啡厅、餐厅等优质环境设施,充分体现朝阳区文化创意集中示范区的主题思想。

光合空间:从精细化合同管理出发,为产业园区运营管理提效

作为一个全方位、立体化、环型资源共享的文化创意产业园区公共服务平台项目,光合空间鼎力打造一个集文化、创意、传媒、设计、时尚、艺术产业于一身的综合体,并整合产业链条,深化产业内容,聚集了多方精英人才与优秀企业。

光合空间以其优越立体的南北双向多重交通网络,利用“逆向交通”优势,为企业提供便捷出行方式,让企业效率加速、成长加速。

资产运营面临哪些困境?

商办项目的资产收益一直是经营者最为关注的,这也倒逼运营方更加重视对经营数据的了解,并需对各项数据具备极高的敏感度。光合空间的资产经营情况关乎公司效益,无论是运营人员还是管理层,都极为重视对经营数据的把控。

但是传统的商办资产管理,缺乏对数据的有效沉淀,手工记录的招商运营数据只能通过EXCEL表格进行呈现,衍生出不少“表哥、表姐”,不仅在会议前需要花费大量时间整理数据、形成报表,而且对数据的分析缺乏深度与广度,报表结果停留于表面,无法为资产增长服务,只能徒增工作量而缺乏工作效率。

如何用数据指标促增长?

如何才能进一步提升资产收益?这个问题一直是压在产业园区身上的一座大山。

通过对市场上资产经营工具的多方对比,光合空间最终选择匠人CREAMS作为资产管理系统,并利用数据舱经营看板的52项数据维度,从资产、资源、租赁、租客四方面切细颗粒度,管理层能从数据舱看到经营全貌,实现对资产收益的全方位动态评估与监测。

以光合空间经营过程中最基础的合同管理为例,客户数量多、合同变动频繁,成为困扰运营人员的一大难题,通过CREAMS,他们精细化合同管理,对项目经营动态的获取也更加轻松。

  • 【合同跟进分布】

运营人员手上一般同时负责多位租客的合同签约与实施,这一数据将每一位运营人员负责多少份合同、多少方房源面积以柱状图的形式呈现,对于管理层而言,通过这个图表能够更加清晰地看到员工的工作量,为工作的分配、绩效的考核提供直接依据。

光合空间:从精细化合同管理出发,为产业园区运营管理提效

例如,领导可以在图表上看到哪位员工的合同跟进量是最多的、哪位是最少的、他们负责跟进的租客分别是哪些,以及这些租客合同的签约单价、合同状态、来源、起止日期、房源信息等等,如若发现问题可直接对应到相关工作人员,而员工本人也可看到自己负责的合同基本情况,根据合同状态及时跟进。

  • 【合同到期续租走势】

如今,商办行业正处于租户高流转的艰难处境,流转率高也就意味着成本风险提高,对项目经营收益的影响极大,因此,存量客户的续租就显得格外重要。

【合同到期续租走势】这个数据,能直接看到每个月有几份到期合同或多少到期房源面积得以续租,同时参考【退租走势】、【续租率】这两个数据,以此来分析我们的续约工作做得到不到位。

光合空间:从精细化合同管理出发,为产业园区运营管理提效

例如,3月份一共退租了9份合同,而续租却只有1份,那么续租率就仅有10%,这显然是合同到期前未能做好续约工作,此时运营便该反思哪个环节出了问题,是项目房源不再满足租客需求?租客对服务不满意?还是合同到期未能及时跟进?

此外,管理层也可参考【合同到期续租走势】与【续租率】这两个数据,制定相关的绩效考核条目,推动租客续约数量的提升,减少流转。

  • 【合同到期分布】

【合同到期分布】一直是备受项目方重视的功能之一,能从年、季、月三个时间维度,查看指定时间段内的合同数量/合同面积到期情况。

光合空间:从精细化合同管理出发,为产业园区运营管理提效

例如,2021年6月有4份合同到期,点击图表中6月部分的柱状图,便能看到这个月到期的合同分别是哪几份、几天后到期、是否已经跟进处理。

通过【合同到期分布】的预警,运营人员可以提前做好到期租客的意向调查,将续租、退租工作前置,不仅能更大程度上减少租客等待时间,提高租客满意度,也能提前通知招商部做好招商准备工作,减少房源流转空置天数。

( 文中所用图表皆为虚拟数据,仅供参考)

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