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01 合同风险防范制度

02 合同编制制度

03 合同会审制度

04 合同保密制度

05 合同印章管理办法

06 合同档案管理规定

一、合同风险防范制度

合同风险防范制度

第1章 总则

第1条 目的。

1．为确保合同的签订符合国家及行业有关规定和公司自身利益，防范合同签订过程中的舞弊、欺诈等风险。

2．为使公司从被动地应付和处理合同纠纷转变到主动地预防合同纠纷，增强公司的应变﹑发展和竞争能力，避免经济损失。

第2条 适应范围。

本制度适应于公司合同订立的风险管理。

第2章 规范合同协议过程各岗位的权责

第3条 合同订立前的资格审查。

1．合同订立前由财务人员负责调查拟签约对象的资信状况。

2．由合同的业务经办人负责对拟签约对象进行资格调查。

3．每月月初，公司应定期对经营活动中经常签订购销合同的人员和经营管理层进行培训。

4．法务部经理负责审核公司格式合同和各部门合同文本的合法性、合理性。

5．法务部经理负责审核公司合同台账和有关合同纠纷的法律诉讼文件的合法性、合理性。

6．法律顾问负责查证拟签约对象的合法身份及法律资格。

第4条 合同订立前的内容谈判。

1．合同的相关业务经办人负责与合同对方商讨合同条款，负责拟定合同。

2．法律顾问负责协助业务经办人员依法签订、变更和解除合同。

3．法律顾问负责审查业务经办人员与合同对方拟定的合同具体条款。

第5条 合同订立前的文本拟定。

1．法律顾问负责草拟合同管理制度、主营业务格式合同和重大或特殊合同。

2．法律顾问应严格审查对方当事人的主体资格﹑资信情况和履约能力。对合同条款要认真推敲，防止发生歧义和误解，对资金数额巨大﹑产权交易等抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记和鉴证手续，以保证合同的合法性﹑严密性和完备性。

3．各部门负责人负责草拟与本部门业务相关的合同文本内容。

第6条 合同订立后的履行。

1．合同签订后，各部门负责人要及时监督本部门合同的签订及履行情况，法律顾问实时检查合同履行情况，各业务经办人负责定期汇报合同的履行情况。

2．合同订立后由财务人员按照合同约定条款办理财务手续、收付款项和履行赔偿责任。

3．公司应建立合同档案和合同报表制度，总结合同管理中的经验教训。

第7条 合同违约后的自我保护。

1．对于合同的违约行为，公司应及时申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

2．对合同欺诈行为，公司要及时采取措施，尽量减少和避免损失，并请求有关部门予以打击。

第3章 制定风险防范的各项措施

第8条 合同订立前的风险防范。

1．公司应争取合同的起草权，斟酌选用对自己有力的措施。

2．合同订立前应认真审查签约对象的主体资格和资信能力，减少交易风险。

第9条 合同内容详细化的风险防范。

1．对于合同本身内容，公司应指定专人负责对合同性质了解，减少合同在以后的履行和使用法律条款争议带来的经济损失。

2．合同中涉及到的价款支付，如果是先款后货，经营风险就会转移到需方；如果采用先付定金，可减少供方的风险；如果采用先货后款，公司应对需方的整体实力、信誉度、付款时间的长短及手续交接做好详细调查。

3．合同的各项内容应尽量细化，用词要精确，避免歧义，防止合同部分履行后发生争议，就难以确定尚未履行的部分商品的价款。

4．合同中应明确规定双方应承担的义务、违约的责任，明确违约金和赔偿金的数额或计算方法，避免以后发生争议引起的经济损失。

5．公司应让法律专业人员参与合同的签订，或委托公证、鉴证机关进行公证或鉴证。对重大项目的合同，公司应聘请律师进行咨询解决或由公司常年法律顾问负责，预防合同纠纷。

第10条 合同资料的妥善保存。

1．下级合同归口管理部门应当定期对合同进行统计、归集，并编制合同报表，报上级合同归口管理部门，由上级对下级合同订立情况进行检查。

2．根据法律规定及公司需要，审核通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。

3．审核通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。

第4章 附则

第11条 本制度由公司法务部制定并负责解释。

第12条 本制度报总经理审批通过后生效。

第13条 本制度自20xx年1月1日实施。

二、合同编制制度

合同编制制度

第1章 总则

第1条 目的。

为确保合同协议行为符合国家法律法规，避免公司遭受外部处罚、经济损失和信誉损失，对合同协议编制前的资格审查、内容谈判和文本拟定进行规范，特制定本制度。

第2条 适用范围。

本制度适用于公司各类格式合同协议的编制管理。

第2章 合同协议编制前的资格审查

第3条 选择合同协议对方。

公司应对合同协议标的的生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。

第4条 合同协议编制前的资格审查。

1．公司应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查。

2．对于重大合同协议或法律关系复杂的合同协议，公司应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。

3．对于合同协议对方，公司应确定其是否具有对合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。

第3章 编制合同协议文本

第5条 合同协议前的内容谈判。

1．合同协议编制内容至少应该包含以下条款：合同编号、日期、合同内容、合同范围、双方的权利和义务、协议期限、支付数额、支付方式、违约责任和不可抗力条款等。

2．合同内容和合同范围条款应明确，避免范围界定不明给公司造成经济损失。

3．双方的权利和义务条款要特别注明，避免给公司造成经济损失。

4．协议期限、支付数额和支付方式条款要详细具体的说明，确保合同的有效履行。

5．违约责任条款第一不要遗漏，第二要全面，第三幅度可以高，但不要太高，因为太高导致条款无效，失去约束力，等于让裁判庭自己决定。

6．不可抗力条款尽量列举其具体范围、证明条件和通知期限。

第6条 确定合同协议的形式。

1．在磋商过程中，电子邮件、传真或口头等方式协商的合同协议，最后应以签订正式合同协议确认书为准。

2．为避免合同协议风险，即使通过传真、信件、电报、电子邮件书面方式协商一致的，最后应集中归纳到一份纸面合同上，避免电子证据（电子邮件、电子数据、传真）的证据缺陷。

第7条 合同协议编制的权责。

1．合同协议文本拟定原则上由承办部门起草。

2．公司应指定专人负责合同协议文本的拟定。

第8条 合同协议文本拟定的规定。

1．合同协议文本原则上由承办部门起草。

2．重大合同协议或特殊合同协议应当由公司的法律部门参与起草，必要时可聘请外部专家参与起草。

3．由对方起草的合同协议，公司应指定专人认真审查合同协议，确保合同协议内容准确反映公司诉求。

4．国家或行业有示范合同协议文本的，公司可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据公司的实际需要进行修改。

第9条 合同协议编制的流程。

1．各部门负责人根据部门合同文本的业务范围，起草部门业务合同文本，并递交给法律顾问进行审核。

2．法律顾问对各部门递交的业务合同文本进行审核，并出具书面意见。

3．各部门负责人根据法律顾问出具的书面意见，修改合同文本，并递交给上级主管进行审核、审批。

4．各部门负责人将重新修改后的合同文本递交给法律顾问、法务部经理、总经理审核、审批后，各部门负责人根据审核、审批的意见编制正式的合同文本。

5．各部门负责人将编制的正式合同文本递交给法律顾问、法务部经理和总经理审核、审批，审批通过后，各部门负责人可以使用正式合同文本。

第4章 附则

第10条 本制度由公司行政部制定并负责解释。

第11条 本制度配套办法由财务部会同公司其他有关部门另行制定。

第12条 本制度报总经理审批通过后生效。

第13条 本制度自20xx年1月15日施行。

三、合同会审制度

合同会审制度

第1章 总则

第1条 为防范和控制合同协议可能的风险，加强对合同协议制定的监督，规范公司合同协议制定行为，制定本制度。

第2条 本制度适用于公司各类格式合同协议、部门合同协议文本的制定，以及对业务经办人员与合同协议对方拟定的合同协议的会审。

第3条 本制度所称会审，指合同协议在拟稿以后，正式生效之前，由合同协议关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同公司法务部对合同协议文本进行审核。

第2章 合同协议的会审内容及要点

第4条 合同协议拟定。

1．法律顾问会同各部门起草公司格式合同协议、各部门拟定本部门合同协议文本以及业务经办人与合同协议对方拟定合同协议的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同协议在会审过程中的传递。

2．合同协议拟定者须按公司规定在《合同会审单》上填写合同会审部门及人员名称。

3．合同协议拟定者负责合同连同《合同会审单》在整个会审过程的传递，直到合同协议盖上合同专用章后结束。

第5条 合同会审主体及内容。

1．法务部主要负责对合同协议对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。

2．技术部主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）、公司技术标准等进行审查。

3．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。

4．法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。

第6条 合同协议会审要点。

1．合法性。包括合同协议的主体、内容和形式是否合法、合同协议订立程序是否符合规定、会审意见是否齐备、资金的来源、使用及结算方式是否合法和资产动用的审批手续是否齐备等。

2．经济性。主要指合同协议内容是否符合公司的经济利益。

3．可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力、是否具备签约资格、担保方式是否可靠和担保资产权属是否明确等。

4．严密性。包括合同协议条款及有关附件是否完整齐备、文字表述是否准确、附加条件是否适当合法、合同协议约定的权利义务是否明确和数量、价款、金额等标示是否准确。

第3章 合同协议会审管理规定

第7条 参与合同协议会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。

第8条 会审人员应对合同协议中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同协议拟定部门进行沟通。

第9条 会审中发现合同协议中确有不妥之处的，应责成合同协议拟定部门修改或重拟，直至确认合同无误。

第10条 各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过××个工作日。

第11条 根据法律规定及公司需要，会审通过后的合同协议文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。

第12条 会审通过的合同协议报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。

第4章 附则

第13条 本制度由公司行政部制定并负责解释。

第14条 本制度报总经理审批通过后生效。

第15条 本制度自20xx年1月1日实施。

四、 合同保密制度

合同保密制度

第1条 为保守公司合同协议的秘密，维护公司的利益，制定本制度。

第2条 本制度适用于本公司全体员工，公司所有人员都有保守公司秘密的义务。

第4条 密级确定。

公司合同协议秘密的密级分为 “绝密”、“机密”和“秘密”三级，属于公司秘密合同协议及相关文件、资料，应当在文件的右上角标明密级。

1．“绝密”合同协议是指此类合同协议文件资料的泄密会使公司的利益受到特别严重的损害，直接影响公司权益的重要决策文件及资料，包括但不限于总经理有与有关人员商议的战略、经营、人事等重要的合同协议文档信息，此项密级由总经理确定。

2．“机密”合同协议是指此类合同协议文件资料的泄密会使公司受到严重的损害，主要是指公司在履行规划、投资论证报告、财务报表、统计资料、审计报告、重要会议记录、公司经营情况时签订合同协议的相关文件资料。

3．“秘密”合同协议是指此类合同协议文件资料的泄露会使公司的利益受到损害，主要指公司正式文件、文书档案、经济往来文书、人事档案、合同协议、协议职员工资性收入、尚未进入市场或未公开的各类信息。

第5条 各类密级合同协议保存期限。

1．保密等级的划分由拟定文件或报告的部门负责人或分管领导确定，经总经理批准后，由部门负责人组织实施。

2．对公司所产生的合同协议事项应当及时确定密级，最迟不得超过10个工作日。

3．“绝密”级文件的保密期限为永久，“机密”级文件的保密期限为10年，“秘密”级文件的保密期限为3年。

第6条 各类密级合同协议的保密措施。

1．“绝密”合同协议相关文件资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，应由总经理委托专人执行。

2．“机密”合同协议相关文件资料，未经过总经理批准，不得复制或摘抄；收发、传递和外出携带“机密”相关文件资料应由指定人员担任，并在设备完善的保险装置中保存。

3．“秘密”合同协议相关文件资料，在对外交往与合作中需要提供时，应当事先经总经理批准。

4．“秘密”合同协议相关文件资料，应选择具有保密条件的场所，根据需要，限定参加人员范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定，并确定其内容是否传达及传达范围。

第7条 解除和降低密级。

1．解密和降低密级由合同协议文档管理人员提出清单，报总经理批准后执行。

2．解密和降低密级操作应由总经理委托专人监管，合同协议文档管理人员具体实施。

4．合同协议文档解密后一律当场销毁。

5．销毁程序为：总经理委托专人按清单一一核对正确无误，用碎纸机或燃烧的方式进行。

第8条 责任与奖惩。

1．给予当事人辞退并追究其法律责任或酌情赔偿经济损失的处分

（1）利用职权强制他人违反保密规定的。

（2）故意或过失泄露公司秘密，给公司造成严重后果或重大经济损失。

（3）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。

2．给予当事人警告的处分

（1）已泄露公司秘密但已采取补救措施的。

（2）违反保密措施项中规定的内容，泄露公司秘密，尚未给公司造成严重后果或经济损失的。

3．其他情况的处理

（1）不遵守保密制度，泄露秘密，尚未造成不良影响或损失的，给予通报批评及以上处罚。

（2）不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成不良影响或损失的，或泄露公司“机密”级别以上信息资料，即使未造成不良影响或损失的，给予降职降薪及以上处罚。

（3）不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成严重影响和损失的，或泄露公司“绝密”级别以上信息资料，即使未造成不良影响或损失的，应给予解除劳动合同及以上处罚。

（4）出卖公司秘密的或利用公司秘密为已谋利的，除赔偿公司经济损失外，还要交司法部门处理。

第9条 本制度由行政部负责制定、解释和修改。

第10条 本制度报总经理审批通过后生效。

五、合同印章管理办法

合同印章管理办法

第1章 总则

第1条 为加强公司合同印章管理，规范公司合同印章的使用及保管，特制定本办法。

第2条 本办法适用于公司合同印章的使用、保管等。

第2章 合同印章的使用

第3条 合同印章由公司行政部统一印制，并指定专人保管。

第4条 公司因业务发展需要对外签订合同由公司董事长或其授权的人（总经理等）签章，同时加盖合同专用章。

第5条 合同印章仅限于有关合同的签订，未经法务部核准，不得在其他文件上使用。

第6条 业务经办人代表公司与合同协议对方签订合同的，需填写《合同专用章用印审批单》，经合同授权签字人审查同意后方可用印。

第7条 印章管理人员应对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，出现以下情况时不得用印。

1．未经编号的合同。

2．缺少审核及报签文件的合同。

3．属于代签但缺少授权委托书的合同。

第8条 原则上，合同印章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。

第3章 合同印章的保管

第9条 合同用印后，印章管理人员应及时收回合同印章。

第10条 未经领导批准，不得将合同印章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员并做好交接记录。

第11条 合同印章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。

第12条 合同印章内容需要变更时，应停止使用并交行政部予以封存或销毁。

第13条 合同印章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。

第14条 废止的合同印章保存 年。

第15条 对于违反本规定，给公司造成损失的，应当依法追究其法律责任。

第4章 附则

第16条 本办法由公司行政部和法务部制定并负责解释。

第17条 本办法报总经理审批通过后生效。

六、 合同档案管理规定

合同档案管理规定

第1章 总则

第1条 目的。

1．为加强合同文档的管理工作，提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制订本规定。

2．为文档使用过程中便于对文档进行移交、保留、发放和借阅，特制订本规定。

第2条 适用范围。

1．本规定主要是用来规范合同档案的接收、保管、使用流程。

2．本规定所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和。

第2章 合同档案管理的原则

第3条 合同档案的管理实行信息化管理，由公司合同管理主管部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

第4条 合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

第5条 各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。

第3章 合同档案管理的分类和归档

第6条 合同档案管理的分类。

1．普通合同档案

合同标的在 万元资金支出或 万元资金收入以下的合同。

2．重要合同档案

合同标的超出 万元资金支出或 万元资金收入以下的合同。

第7条 合同的归档。

1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完毕后，合同主管部门经办人应向兼职管理员对自己审查的合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。

2．凡是有机密性的文件，由专职合同管理员审核合同应由兼职合同管理员提交专职合同管理员办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。

3．合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档，并将上年度的合同报表上报法律事务部。

4．合同主管部门及法律部门均应按照《××公司合同管理办法》要求建立管理台账。

5．对于重大合同的签订，合同主管部门应按照《××公司合同实施管理实施细则》报公司主管部门按规定程序办理。

第8条 合同档案归档的主要工具。

1．《合同存档登记台账》：用于各单位登录所接收的文档，作为文档立卷的记录，是核查案卷管理情况的汇总凭据和索引。

2．《合同文档使用登记台账》：作为文档借阅、复印、发送、移交等使用过程的记录，是原始凭证。

3．《合同文档清单》：主要用来对成套文档、或种类、页数较多的文档进行详细列明。

4．《合同文档管理评审表》：作为文档管理的监督工具，是管理评审工作的原始凭证，也是考核文档管理工作的依据。

第4章 合同档案管理的过程管理

第9条 合同档案的存档管理。

1．合同档案管理员获得新文档后，应及时登记《合同文档存档登记台账》，确定合同编号、规范管理，分年度整理归档，显著标明合同的简要内容，并逐个建立档案，与合同有关的是文书要附在合同卷内归档，履行完毕后，按档案保管期限保管。

2．合同档案管理员可根据档案的重要程度，建立不同的《合同文档存档登记台账》。

3．合同档案密级按“绝密”、“机密”和“秘密”三种进行，合同档案管理单位只能提升送交单位预定的密级。

4．合同档案的复印发送、原件转移需要核定使用单位是否有权保留；原件借阅和复印借阅两种形式都要求到期归还；复印借阅的文档归还后，可由文档管理单位视情况销毁或保留复印件。

5．合同保密文档应加盖密级印章，可起到保密提示作用。

6．合同档案管理员应及时清理合同文档产生和使用过程中，产生的一些中间文档或暂时性文档。

7．合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

8．合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

第10条 合同档案的移交和查阅。

1．各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。

2．合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料向合同管理组移交。

3．合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。

4．移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

5．合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清1点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

6．各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

第11条 合同档案管理违规管理的惩罚办法。

1．保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

2．借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

3．合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

第4章 附则

第12条 本规定由公司行政部会同法务部制定并负责解释。

第13条 本规定自20xx年1月1日起实施。

第14条 相关文件表单。

1．《合同存档登记台账》和《合同文档使用登记台账》。

2．《合同文档清单》和《合同文档管理评审表》。

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