一场会议如果参会者体验感很好，这场会议就会产生积极的社会舆论，更大的社会影响力。反之，如果参会者感觉不好、提不起兴趣，不仅会议现场变得死气沉沉，主办方在会议上的投资回报率也会降低，甚至会影响到下一次主办会议的出席率。所以会议组织者将越来越重视参会者的参会体验。那么如何才能提高参会者的参会体验呢？我们可以从以下7点入手 。
会前
01报名体验
注册报名是参会者对会议活动的初印象，报名体验的好坏直接决定了潜在客户的转化率。影响参会报名体验的主要因素有报名信息的获取、报名方式的选择、报名路径的长短以及报名页面的展现等。搭建具备专业报名功能的活动网站、设计吸引人眼球的活动页面且页面适应PC、移动端等多端需求、明确的报名指引信息、及时反馈参会者报名状态信息可以提高报名体验，留住潜在客户。
02会场布置
会场的选择
有人认为，会议空间越大越好，层高越高越好。实际上，这种认识是不准确的。从参会者的体验角度来讲，在会议空间的布置与设计方面，有几个可以参照的原则：
1.空间大小要适度紧凑，这样便于讲者与听者互动，使听者更易于集中注意力；
2.会议室尽可能选择长方形、或是横向长方形会议室，目的是尽可能拉近讲者与所有听者之间的空间距离；
3.如果空间过大，要设法将听者集中到讲台附近；
4.对于超大型会议，要适当增加LED屏幕、音箱数量等，尽可能减少由于空间过大而使视听体验下降的麻烦。
休息厅的舒适度
休息厅是个让人舒适放松的空间，里面的摆设布置、颜色设计等都能反映出活动的风格以及活动主办方对参会者的用心程度。
其他因素
包括视听、灯光、温度等。试想，面临昏暗的投影仪、失真且含混不清的麦克，再好的内容、再先进的表现方式，都不可能改变人们对于本次会议体验的差评。与此同时，过亮或过暗的灯光、过高或过低的室温等，都会不同程度地影响人们的感受，进而影响整个会议的效果。
还有很多细节因素，比如桌子、椅子的高矮与形状，投影仪或LED的高矮、大小，以及会议的流程与节奏设计等。
会中
03签到体验
签到速度的快慢直接影响着参会者的心情，做好现场签到服务，可以提升参会者的现场体验。
1.选择新颖有趣的签到方式 （例如：人脸识别签到、FRID签到、手环签到、身份证签到、扫码签到等等。）
2.制定清晰可视化的签到流程
3.保证现场签到速度
4.提供指引咨询服务
5.配备专业的技术支持人员 这五点可以提高参会者的签到体验感
04演讲内容
内容质量
会议内容质量的高低，包括主题、议题、演讲人、研究报告等，是决定参会者体验感的首要因素之一。学习新知识、掌握新动态、了解新趋势、发现新市场等，是人们参加会议的主要诉求。只有重视参会者的真正需求，输出符合参会者预期的内容，会议才能更长远地发展下去；
表达形式
所谓表达形式，就是如何将内容表达出来，让参会者更好理解、掌握。也就是说，好的内容只有用好的形式来表达，这些内容才会真正发挥作用。在新媒体时代，主讲人更要避免简单地读稿子，要善用图片、音视频等媒介丰富演讲形式，让讲演内容得到最大化的传播效果。
05互动体验
传统的会议形式多是你讲我听，时间长了难免会使参会者无法集中注意力。主办方与参会者或者嘉宾和参会者之间需要多一些互动，无论是线上还是线下互动，都可以提高参会者参与的积极性，打造活跃、轻松的会场氛围。可以通过寻找合适的互动点、采取简单有趣的互动方式、设置丰厚的奖品来提高互动体验。
例如，现场可以：开展一些与主题相关的游戏、参会者微信留言在会场屏幕展示、就会上某个问题现场投票、会议嘉宾为现场参会者答疑、现场抽奖、微博话题互动等等。
06服务体验
想要给参会者一个完美的参会体验，就必须做好各个环节的服务工作：
1. 制定详细的服务流程
2.统一的服务标准和话术
3.服务工作责任到人
4.树立工作人员的服务意识
5.强调每一个细节
6.重视每一个参会者的需求
会后
07跟踪回访
会后可以根据参会者报名时留下的手机号码或者邮箱地址，给他们发送“感谢参会”相关内容的短信或者邮件，在信息底部附带上会议有关内容的链接。这样既让用户有被重视的感觉，又可以借此再次强化品牌输出。
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