在获得必要的批准并合并了所有请求的更改后，将更新后的“已批准的计划文件PDF”通过电子邮件发送给项目团队的其他成员。
在电子邮件中，列出批准会议中所做的任何更改，并要求他们在会议之前查看文件。请务必注明，会议的目的是审查文件并回答问题，以确保团队的理解;完成当前和下一个阶段的任务的审核;并获得他们对计划文件的最终接受。
启动会议应邀请项目负责人和高层管理者利益攸关方出席，以确保他们能够为推动接受的过程提供支持。
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