企业内部图纸文档数据是以分散在员工PC等方式为主，却让文档数据呈现个人化、无序化，难以管理，不利于流通、分享与协作办公，特别是移动办公的流行又进一步激化了文档数据的分散，企业拥有这些知识，却无法沉淀，用的时候不知道存在现成的资料或者找不到。企业为何要进行图纸文档集中管理？图文档集中管理有哪些好处和作用呢？
一、经验的传承，知识沉淀
有经验的员工传递职业技能相关的知识，而这些知识更多的是以文档资料、他人或自己的工作经验日志与总结性文档等形式存在；项目的改进、升级等往往是在原有产品资料的基础上进行，避免一切重头开始的代价和风险。绝大多数企业都意识到要从文档数据中进行信息流通、知识分享与团队协作，但是均面临着文档管理呈现个人化与无序化的现状。
例如，分散在员工PC与移动设备中的文档资料缺少规范化的集中管理，管理随意，并且极有可能因为员工离职、设备故障等因素而损失；部门之间，员工之间，无知识与信息的传递，或只存在小范围低频率的共享，难以真正发挥知识与信息共享的效用。
所以对于企业常规的人员流动、人事更迭等，如果有了企业的经验知识沉淀，新人就可以快速入门或接手相关工作，保障工作的延续，也让企业的知识掌握在企业管理者手中。
二、知识或版本混乱
团队成员之间文档反复传递，可能保存多个相同的文档副本，这对于大范围的协作项目会导致文档管理混乱、在团队成员之间难以同步更新，造成信息不对称，甚至信息错误。
综上所述，数据进行集中管理是解决目前文档管理现状的必然之选。
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