如前所述，会议记录最好在会议结束后的30分钟内编制和分发，并且最晚不得晚于第二天的下班时间。因此，在安排会议时，请在会议之后立即安排时间以准备并发布会议记录。这不仅可以确保问责机制尽早建立，而且可以使项目管理者有时间准备下一次会议。
项目管理者应是会议的领导者，而不是做笔记的记录者!尽管我们需要负责为每次会议做笔记,并在会后发布会议记录，但这些笔记应该是项目管理者在会议中发挥领导才能的结果,而不是全部的工作。笔记同时应该反映团队成功完成了议程中拟定的各项成就或目标。
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