假设您有十名员工，年薪为7万美元。他们每小时的薪酬是35美元。如果要求全部员工集中到一个房间里,开一个小时的会,那么会议的成本就是350美元。但是哈里斯·波尔（ Harris Poll)进行的一项调查发现，美国员工在会议上花费的时间约占总工作时间的40%。这就意味着我们每周花在这10名参加会议的员工上的费用约为5,600美元。一个只有10个员工的团队，每年就会因为会议而浪费掉29,1200美元……因此，一定要确保会议有效并能够引导团队朝着正确的方向发展。”
在计划召开的会议开始之前，总是需要将议程和会议邀请函提前发放。
议程总是在预定会议之前与会议请求一起分发。项目管理者需要将议程以及与任何特定职责和(或)必要准备有关的信息、被邀请人有效参加会议所需的背景信息，以及与会议相关的文件，直接输入会议邀请函的正文中。
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