外来文件管理规范
一、目的
为确保客户品质/环境及相关其他文件输入公司时，能迅速及正确转为公司内部之正式文件，即时反应客户需求。并将客户要求的机密等级列管，以符合客户满意度为目标，并在公司内部充分共享外来文件资源。
二、适用范围
本规范适用于公司内部各部门由外部获取品质/环境及其他类文件的范围。
三、职责
3.1各相关部门：客户相关品质/环境及其他文件的获取，并交由文控编号管理。
3.2文控：外来文件的编号、保存、发行、回收、作废等管理。
四、定义
4.1外来文件指法律法规及安规、国际标准、行业标准、客户提供的相关文件。
4.2其他如：
4.2.1订单、稽查表等不属于此范围；
4.2.2若相关客户资料所属案件未成立，由此部分不属于客户文件，不在管制范围内。
五、工作程序
5.1外来文件接收段
5.1.1无论营销管理或品质、人事等单位，接收客户文件，若客户有附回传签收表，须即刻回传相关资讯给客户。若无附回签表，须主动与客户联络，说明已经接收相关文件资讯。
5.1.2.接收单位，即审视客户提供文件内容，若涉及工程规格或变更部份，需转交工程相应变更，若只牵涉检验规格或技术，请将相关资料交品质处理。
5.2客户文件转换作业
5.2.1相关单位接收到客户文件时，须就相关客户文件，向文控申请编号，并将原稿交由文控员管理，文控员依文件控制进行编号，并列入文件清单管控。
5.2.2若客户文件为书面资料，文控员需加盖“外来文件管制章”进行管制。若是客户版以电子媒介等存储，则无需加盖此章，需分类进行管理，电子文件存档档案名同文件管制规定的文件全称。
5.2.3若客户文件以E-MAIL传输时，相关单位需将其附件存为电子档或列印出书面资料，提交给文控员管理。
5.2.4各部门依据相关作业需求，客户相关文件内容，需转换为公司相关文件，以作为作业依据。
5.3外来文件变更
5.3.1客户若有文件变更时，请执行5.1及5.2部分作业，将客户改版文件提交给文控员管理。
5.4外来文件发行/回收/作废/申请
5.4.1客户文件发行，因客户文件均属于机密性文件管控，一般情形下不发放至各部门使用，各部门如需调阅，可至文控处查阅，如生产作业需求，可请权责部门将其转换为公司相关文件，并由文控处受控发行后使用。
5.4.2各部门如需客户原稿文件作参考，需填写申请单到文控员处申请，如客户有特殊要求，则依客户要求执行。
5.4.2客户文件回收，依文件管制程序执行。
5.4.4外来文件作废，若客户有特别要求，依客户要求执行。若无则由文控员到回收后，集中销毁。
5.4.5若文件无特别标识保存年限或客户无特别规定，则按记录管理税序保存年限保存。
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