会议管理制度(会议管理制度及流程)

会议管理制度(会议管理制度及流程)

会议管理制度

部门有周任务,有需要学习的新内容,有规律的会议时间非常重要;

企业经营过程中,皆需要制定年度总计划、季度计划及月度计划,遇到重大经营路线调整时,更需要各主管领导建言献策进行商榷;

完成某件任务常常需要2个部门或以上来合作协调完成,需要会议来指示,并进行分工;

……

解决问题,是每个人身上大概率要发生的事件任务,企业团体亦如此。

那么制定会议管理制度,势在必行!

有的朋友会有疑惑,有问题需讨论时,将相关人员组织到一起商讨即可,为何还要有组织正式的会议?

遗忘,是人性的弱点。

日常会议讨论的内容,会后可能就会有遗忘,正式的会议,言外之意就是有纪要,可查询、可按要求执行、可监督

另外也可让非主导部门知晓此任务这一作用,有需其配合时,无需再请示。

一起来看管理制度。

会议管理制度

一、总则

(一)为规范公司会议管理、提高会议质量,特制定本制度。

(二)本制度适用公司/部门级会议的召开,各分公司参照执行。

二、会议类型

(一)决策办公室会议

每月至少召开一次,由公司总经理根据工作需要召集。综合办公室负责会议通知,资料的准备工作。

1、参加人员:决策办公室全体人员。

2、会议内容:

(1)听取并检查相关人员月度的工作情况汇报;

(2)通报近期工作;

(3)总经理提出近期工作任务,明确职责和时限要求;

(4)研究会议议题并形成决议。

(二)中层以上干部会议

1、会议时间:每月召开一次,每月1号下午五点整(注:如遇节假日推迟至上班第一个工作日),由综合办公室负责下发通知,准备会议资料。

2、参加人员:公司中层以上管理人员及相关人员。

3、会议内容:

(1)通报本月度公司经营情况;

(2)明确各部门下阶段任务和时间期限。

(三)部门周会议

1、会议时间:每周一上午8点半,特殊原因需要延期召开的由部门主管提前通知。

2、参加人员:部门全体员工参加,不得无故缺席。如有特殊情况需提前报知部门主管原由。

3、会议内容:

(1)上周工作的完成情况、进度及存在的问题(困难)进行说明、分析和总结;

(2)本周工作部署及安排;

(3)其他临时性工作的完成情况说明;

(4)传达公司会议精神与相关活动安排,对公司新的方案、制度等相关文件进行学习与传达,做到部门全员知晓。

(四)公司年度例会

1、会议时间:每年进行一次,定于每年1月底开展年度工作总结会。

2、参加人员:公司全体员工参加,不得无故缺席。如有特殊情况需提前报知部门主管原由。

3、会议内容:

(1)年度各目标完成情况分析;

(2)下一阶段工作发展规划;

(3)各部门负责人须提交一周提交《年度工作报告》。

三、会议管理

(一)会议的一般进程

1、参会人员在会议签到簿上签到(见附件)。

2、会议组织部门检查、汇报会议出勤情况。

3、分发会议所需材料。

4、会议开始。

5、会议结束。

(二)会场纪律

1、参会人员须在会议签到簿上签到(要求字迹清楚)。

2、参会人员须提前5分钟到达会议现场。不得无故缺席、迟到、早退。

3、会议开始后参会人员应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态,如必须接听电话,到会议室外接听。

4、参会人员未经许可不得泄露会议机密,并妥善保管会议材料。

四、 会议记要

(一)会议组织部门安排专人进行会议记录,会后整理会议纪要,并于会后一个工作日内,发各参会部门(复印件)。原件(附签到表)综合办公室存档。

(二)会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总经理签字,直接下发;部门例会纪要由部门负责人签字。

(三)会议纪要按公司模板记录,会议迟到、未到人员名单附后。

五、附则

(一)本办法与公司有关规定相抵触时以公司规定为准,解释权归综合办公室主任有限公司所有。

(二)本办法自颁布之日起开始实施。

综合办公室主任有限公司

2020年3月31日

如有会议制度电子版的需要,下载方式如下:

第一步:关注同名公众号

第二步:在公众号回复“191219”即可获取

以上。

祝好。

欢迎关注@综合办公室主任,6年主任实战经验,通关办公室各类技能。公众号:综合办公室主任

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