如果企业的项目数量较多，几十个以上项目，没有专业的项目管理工具支撑，项目经理的工作量会很大，沟通效率和质量都会大打折扣，不可能全面了解项目状态。
因此，当企业发展到此阶段，需要搭建专业的项目管理平台，借助专业的项目管理工具，做好沟通环节的信息处理，提高管理效能。
如何才能做好项目的沟通和管理呢?
01
里程碑计划，让管理层了解项目进度和重大成果
管理层作为决策人员，关注的项目往往几十个甚至上百个，没有精力也没有必要了解某个项目的具体安排，如果项目经理在和管理层沟通时，传递的都是执行层面的零碎内容，管理层是无法从中获取有效信息的，也很难体察到项目经理的专业水平，后续如果项目出现变更或者延误需要资源支持，他们将会一头雾水，无法给与符合项目需求的帮助和支持。
因此，项目经理需要提供给管理层一些能够帮助他们了解项目状态的信息。
管理层关注的项目，无非就是两个方面：
一是项目的进度状况
二是项目的质量情况
项目经理通过在重大节点设置里程碑，定期汇报给高层领导这两个信息，既简洁又具有概括性，是非常符合项目经理与管理层之间“汇报—决策”这一行为模式的。
利用一个里程碑视图，反馈项目的进度、上传相关交付信息，面向管理层的信息沟通也变得简单高效。
02
WBS计划 工时管理，全面提高执行层工作效率
项目团队是由各个部门的人临时组建的，因此信息的传递和管理就有一定的难度，需要项目经理打通各个环节，让信息更加透明和及时。
制定计划：
项目经理可以使用项目管理工具进度猫，在甘特图中根据项目的具体要求建立详细的分解计划，每个任务都要指定责任人，确定任务开始时间、完成时间。
通知计划：
计划制定好了项目经理还需要及时将相应的任务情况通知给相关人员，通过进度猫制定计划，分配任务给项目成员，项目成员就可以收到任务通知。
进度反馈：
任务分配给下项目成员后，项目经理及时与项目成员进行沟通，监督和管理执行层的工作进度，并最终反馈项目成果。而进度的反馈可以通过甘特图来完成
03
全面掌握项目状态，加强与客户的有效沟通
项目经理与客户的沟通，主要是项目需求的沟通，但客户可能存在需求传达不清晰、技术水平与管理水平局限等问题，进而导致项目发生变更，影响项目的交付。
面对需求变更的风险，项目经理不能“见招拆招”，而是要从最开始就警惕防范。
在项目立项前，项目经理一定要和客户充分沟通项目需求，并以需求文档的形式进行确认，然后再基于需求文档制定相关计划、申请相应的资源。客户如果不具备相关技术背景，难免会提出一些不专业、无法实现的要求，面对这类要求，项目经理不能一味迁就，而是透过现象看本质，分析这个要求背后的真实需求是什么，然后采取相应的解决方案。
高效沟通和全面掌握项目状态是促进项目成功的关键要素，专业的项目管理信息化系统，能够让项目的数据更灵敏、更可跟踪，项目经理就能及时察觉到这种变更风险，提前防范。
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