人力资源系统是组织进行的最重要的采购之一。如今，风险再高不过了。人力资源工具市场已经爆炸式增长，在 COVID-19 疫情造成的破坏中，人员管理已成为当务之急。
■ 什么是人力资源软件？
人力资源软件涉及组织用于管理日常人力资源流程的无数工具，例如招聘、入职、培训、工资单、福利、时间和出勤、绩效管理和继任计划。
虽然 HR 软件最初面向内部并专注于 HR 部门的管理任务，但今天的产品使开发组织人力资源的艺术和科学–它的人员–提供给每个员工。
■ 人力资源软件的类型
人力资源软件通常以一套模块的形式出现，每个模块都针对特定的人力资源流程而设计。
最全面的平台有几个名称：
人力资源管理系统（HRMS）
人力资源信息系统（HRIS）
人力资本管理（HCM）
这些术语通常可以互换使用，但 HRIS 与 HRMS 与 HCM 之间存在一些明显差异。简而言之，HRIS 和 HRMS 几乎是您可以购买的实际软件平台的同义词，而 HCM 是 HR 流程和软件的总称..
这些全面的 HR 软件套件通常包括以下软件模块，通常可以单独购买：
核心人力资源（福利、员工记录、工资单等）；
人才管理（薪酬、学习、绩效、招聘、继任）；
劳动力管理（日程安排、时间和出勤）；
服务交付（员工和经理自助服务）。
■ 人力资源软件的好处
人力资源软件使组织能够将人力资源部门执行的记录保存、计算和通信任务数字化，并将其中的一些职责分配到整个组织。诸如时间和出勤、工资单、招聘、法规遵从和福利管理等功能可以被取消纸张和计算机上的管理（通常更有效）。手动任务的这种部分自动化可以降低劳动力成本，简化人力资源流程并使其更有效。
然而，这项技术的影响远远超出了人力资源自动化的这些普通好处，当更多的员工表现更好并充分发挥潜力时，结果往往是提高了创造力和生产力，最终带来更高的利润。
■ 评估 HR 软件的关键
您如何找到具有您的组织最需要的基本功能和特定功能的产品？您如何仔细检查供应商规格表和演示以足够详细地比较产品以做出正确的选择？
特性和功能并没有太大帮助，因为大多数产品都已经成熟并且做同样的事情。问题是哪些产品可以解决你最复杂、最混乱的问题–功能或流程痛点。
最常见的 HR 软件购买错误之一是寻找能够自动化现有流程的产品。通常我们建议组织花时间研究市场上新的和创新的 HR 技术的可能性，重新构想他们的 HR 或人才管理流程，然后选择他们认为可以缩小想法与现实之间差距的供应商。
要做到这一点，公司必须从将人力资源技术视为服务于人力资源部门的东西，转变为将其视为服务于所有员工需求的系统。
以下是更多人力资源软件选择技巧：
创建评估人力资源工具的战略，定义组织最大的劳动力挑战、需求和目标。
组建跨部门采购团队，包括来自人力资源、IT 和财务的代表，以及将使用该软件的部门经理和员工。
确定您的要求。列出在人力资源软件系统中对组织很重要的内容。标准应涵盖技术要求和业务问题，例如国际合规性需求。
确定潜在供应商。使用各种研究方法——从报告到与其他公司交谈——生成可能的供应商列表。然后，将其缩小到 5 到 10 个供应商，以获取更多信息。
向供应商候选名单发送方案请求 (RFP-Request for proposal)。RFP 应清晰简洁，包括有关您的组织、项目、时间表、提交规则和范围的信息，以及供应商调查问卷。
查看方案演示（Demo）。它们是判断模块或功能功能的最佳方式。要求每个供应商围绕您组织的实际用例构建演示。为员工显示确切步骤的完全脚本演示是判断产品是否为最佳方式将交付。
阅读案例研究。查找包含部署和采用挑战的客户案例。向供应商询问可以直接回答问题的参考客户。
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