一个档案盒装不下一个“件”,怎么录入万能档案软件?(档案一个盒子装不下怎么办)

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以“件”为单位进行文书档案整理,是为了适应办公自动化环境下文件归档整理工作的需要。在我们使用万能档案软件的时候,如果某个“件”达到了几百页,一个档案盒装不下,录入档案数据时,盒号又只能打一个数字,这时候,如果想体现该件装了N个盒,应如何处理呢?

本文我们就结合档案软件的操作来讨论一下这个问题,如果有不恰当的地方,欢迎档案界人士提出宝贵意见。

“件”,是自然形成的单份文件的计量单位,它有如下几个特点:

1、它是基于某个事由自然形成的文件;

2、它的形式是单个独立成册,从实体上看是装订在一起,编辑目录时体现的也是一条目录;

3、它是文件归档时的基本保管单位;

4、每个件要逐页编写顺序号(即页号),归档文件自身已有页码的不再编号,自身无页码的要补编页号。

以“件”为单位进行文书档案的整理是要遵循一定规则的,如正文与定稿为一件、原件与复制件为一件、正文与附件为一件等。有的档案的“件”页数很长,达到了几百页,一个档案盒装不下,这时就要装多个档案盒,但是在录入万能档案软件时犯了愁,“盒号”这个编辑框只能录入9或者10这样一个数字,如果是装了两个或三个档案盒,想要录入9-10、9-11,就无法录入,此时如果再新增一条档案记录,系统又会提示件号重复,那怎么办呢?

其实很简单,我们在软件中“盒号”那里正常录入一个档案盒号,然后在备注栏里注明同时装了其它盒,同时,在实体档案盒上,我们也可以做好备注,以提醒档案查找者要在多个档案盒中查找这个档案“件”。

一个档案盒装不下一个“件”,怎么录入万能档案软件?(档案一个盒子装不下怎么办)

一个档案盒装不下一个“件”,怎么录入万能档案软件?(档案一个盒子装不下怎么办)

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